Ngày nay, bên cạnh những kiến thức lý thuyết về một lĩnh vực nhất định thì đa số các doanh nghiệp đều đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải sở hữu các kỹ năng thực tế, điển hình là kỹ năng Biên tập. Nếu như kỹ năng Viết là những kiến trúc sư giúp chúng ta xây dựng nền tảng cho những bài viết hữu ích, thì kỹ năng Biên tập sẽ là những nhà thiết kế nội thất giúp “tân trang” lại nội dung bài viết và mang lại sự chuyên nghiệp, tạo điểm nổi bật cho bài viết đó.
Trong bài viết này, ATPWeb sẽ tổng hợp và giới thiệu sơ lược về Kỹ năng Biên tập cũng như một số phương pháp trau dồi Kỹ năng Biên tập tin cho người mới bắt đầu, từ đó cải thiện chất lượng nội dung mà doanh nghiệp muốn truyền tải.
6 Cách để cải thiện Kỹ năng Biên tập tin cho người mới bắt đầu
Định nghĩa Kỹ năng Biên tập
Kỹ năng Biên tập bao gồm việc xem xét cẩn thận tài liệu trước khi nó được xuất bản và đề xuất hoặc thực hiện các thay đổi để chỉnh sửa hoặc cải thiện nó. Người biên tập phải giao tiếp rõ ràng và khéo léo với tất cả các thành viên trong nhóm, đồng thời đánh dấu và truyền đạt những điểm cần thay đổi, đề xuất hướng giải quyết một cách rõ ràng.
Trong mọi trường hợp, người biên tập nên cố gắng thực hiện tất cả các thay đổi mà không làm thay đổi ý nghĩa của nội dung. Người biên tập cũng nên biết các khía cạnh pháp lý và đạo đức của quá trình xuất bản, bao gồm các vấn đề liên quan đến bản quyền, đạo văn, bảo vệ quyền riêng tư và tính bảo mật, cũng như nhu cầu giải quyết tài liệu thiên vị, không bao hàm và xúc phạm, để đảm bảo nội dung đạt tiêu chuẩn.
Cách để cải thiện Kỹ năng Biên tập tin
Xác định mục đích Biên tập
Trước tiên, để cải thiện kỹ năng biên tập thì các biên tập viên cần phải xác định mục tiêu của tác phẩm hoặc thấu hiểu bản chất nội dung của nó để xác định đối tượng khán giả mà tác phẩm đang cố gắng tập trung vào là ai. Một khi các biên tập viên hiểu được mục đích của việc viết, họ sẽ có thể sửa chữa các vấn đề và giúp các Content Creator tạo ra các tài liệu chất lượng hơn.
Làm quen với từng phong cách viết
Mỗi loại văn bản sẽ có các tiêu chuẩn và mục tiêu khác nhau mà biên tập viên cần phải tuân theo khi chỉnh sửa. Việc tìm hiểu và làm quen với từng phong cách viết, sẽ góp phần hình thành kiến thức chuyên môn và kỹ năng biên tập.
Ví dụ, các hướng dẫn sử dụng như hướng dẫn phần cứng, hướng dẫn phần mềm và hướng dẫn vận hành sản phẩm hoặc các tài liệu thông tin như báo cáo khoa học, báo cáo hàng năm và cẩm nang hướng dẫn của tổ chức phải được sản xuất theo phong cách thực tế.
Vì mục đích của các loại bài viết này là cung cấp thông tin về chức năng của sản phẩm hoặc tổ chức cho công chúng.
Ngược lại, các tài liệu quảng cáo như tờ rơi quảng cáo, quảng bá chiến dịch sản phẩm và tài liệu quảng cáo tiếp thị sẽ được thiết kế theo phong cách thương mại. Với mục đích giúp bộ phận bán hàng của một tập đoàn quảng bá và kinh doanh các sản phẩm và dịch vụ của mình.
Phát hiện và sửa lỗi
Một biên tập viên nên sở hữu khả năng phán đoán để tìm kiếm các lỗi cú pháp và cả các lỗi logic, sau đó chỉnh sửa chúng theo một cách chính xác nhất. Nhiều công ty sử dụng các tài liệu kỹ thuật để tiếp thị công nghệ của họ; vì vậy bất kỳ sai sót phi logic nào trong nội dung đều sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực cho các công ty này.
Dành thời gian để luyện tập
Việc vội vàng chỉnh sửa một đoạn văn bản sẽ gây ra những sai sót nhất định và làm cho tài liệu trông thiếu chuyên nghiệp.
Các chuyên gia trong lĩnh vực Editing đã cung cấp một số hướng dẫn để tạo ra một tài liệu trông sắc nét, bao gồm quá trình viết đi viết lại các nội dung bài viết trong một ngày, đọc to nội dung bài viết hoặc sử dụng chương trình chuyển văn bản thành giọng nói, xây dựng danh sách các lỗi cần kiểm tra phổ biến nhất của người viết, tùy chỉnh kiểm tra chính tả và đọc ngược lại trước, từ dưới lên trên, từ phải sang trái.
Đọc lại toàn bộ bài viết
Như đã nói ở trên, nội dung kỹ thuật luôn chứa các thông tin quan trọng về công nghệ và các kiến thức – thuật ngữ chuyên môn về kỹ thuật. Chính vì vậy mà các biên tập viên nên đọc kỹ tài liệu trước khi bắt đầu chỉnh sửa để hiểu tất cả các thông tin quan trọng. Điều này sẽ dẫn dắt quá trình chỉnh sửa theo hướng tích cực và tránh những sai sót khi chỉnh sửa các bài viết.
Biên tập viên phải đảm bảo rằng một câu nói trong bài viết thể hiện rõ được ý nghĩa của nó, sử dụng các từ phù hợp và đảm bảo rằng câu đó ở đúng vị trí trong đoạn văn.
Ngoài ra, bạn cũng cần loại bỏ các từ, câu và đoạn văn trùng lặp hoặc không cần thiết, cuối cùng là kiểm tra các dữ kiện có liên quan và sửa lỗi chính tả, lỗi cú pháp, dấu câu không chính xác và câu nhấn mạnh vô nghĩa.
Một tài liệu được chỉnh sửa tốt sẽ giúp khán giả dễ dàng xác định vị trí thông tin kỹ thuật từ các đoạn văn hoặc các phần một cách nhanh chóng.
Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả tự động
Bên cạnh những phương pháp được liệt kê trên, thì các biên tập viên cũng nên tận dụng tính năng kiểm tra chính tả tự động của các công cụ hỡ trợ để phát hiện các lỗi đánh máy mà họ có thể đã bỏ sót. Những công cụ này mang lại những tính năng tuyệt vời cho biên tập viên để giúp cải thiện kỹ năng chỉnh sửa của họ.
ATPWeb mong rằng bài viết trên đã giúp các bạn biết thêm nhiều kiến thức bổ ích và nếu như bạn đang có nhu cầu xây dựng một chiến lược kinh doanh phù hợp với thương hiệu của mình, nhưng vẫn chưa tìm được giải pháp tối ưu nhất thì hãy liên hệ ngay với ATPWeb trong hôm nay để được tư vấn miễn phí nhé !
- Hotline: 0707 6666 56
- Fanpage: http://facebook.com/atpweb.vn
- Website: http://atpweb.vn
