WORK FROM HOME: 8 CÔNG CỤ HỖ TRỢ GIÚP CẢI THIỆN HIỆU SUẤT LÀM VIỆC

“Work From Home” là một cụm từ không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp trong thời đại hiện nay. Tình hình dịch bệnh căng thẳng đã khiến cho tất cả các công ty trong mọi lĩnh vực phải chuyển đổi hình thức làm việc từ trực tiếp sang làm việc online tại nhà.

Sự thay đổi này đã gây ra không ít khó khăn cho đội ngũ nhân viên, nhất là đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập, chính vì vậy để có thể kiểm soát được chất lượng công việc thì việc sử dụng các công cụ hỗ trợ là vô cùng cần thiết.

Bài viết sau đây sẽ tổng hợp và phân tích một số công cụ – ứng dụng hỗ trợ giúp mỗi cá nhân, tổ chức có thể cải thiện được hiệu suất làm việc của mình, từ đó phát triển bền vững hơn trong tương lai.

WORK FROM HOME: 8 CÔNG CỤ HỖ TRỢ GIÚP CẢI THIỆN HIỆU SUẤT LÀM VIỆC

Công cụ quản lý

Google Workspace

Google Workspace là một tập hợp các công cụ lý tưởng giúp cho nhân viên có thể làm việc hiệu quả tại nhà. Tính chất cộng tác của Google Workspace đặc biệt hữu ích đối với các mô hình tổ chức yêu cầu liên lạc và tương tác thường xuyên với đồng nghiệp.

Các ứng dụng bao gồm công cụ hội nghị truyền hình Google Meet, tiện ích nhắn tin nhóm Google Trò chuyện và Lịch – có thể được tích hợp với nhật ký của những đồng nghiệp, đối tác khác. Đối với các nỗ lực cộng tác, Google Trang tính, Tài liệu và Trang trình bày cho phép một số người làm việc trên các tài liệu đồng thời. Sau đó là Gmail – ứng dụng email của Google được hơn 1,5 tỷ người trên toàn thế giới sử dụng.

Basecamp

Lý tưởng cho những công ty thường xuyên làm việc dựa trên các hoạt động nhóm, Basecamp là một công cụ quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ giao tiếp và quy trình làm việc. Thay vì chuỗi email, Basecamp cung cấp một bảng thông báo cho những người có quyền truy cập đăng cập nhật và thu thập phản hồi từ đó đưa ra giám sát toàn bộ dự án từ ngày đầu tiên.

Tính năng Việc cần làm sẽ liệt kê các hành động được yêu cầu và sắp xếp chúng cho những người dùng cụ thể, với các ngày chính được liệt kê trong lịch trình dự án. Trong khi đó, Docs & Files lưu trữ tất cả các nội dung liên quan đến dự án. Đăng ký tự động cho phép nhân viên ghi lại các nhiệm vụ và thành tích của họ, giúp nhóm rõ ràng hơn về vai trò của nhau.

Ứng dụng trò chuyện – trao đổi thông tin

Zoom

Ra mắt vào năm 2012, lượng người dùng của Zoom đã bắt đầu tăng đột biến sau đại dịch COVID-19, với lý do là nhiều người sử dụng nền tảng này để giữ liên lạc với bạn bè và gia đình. Nhờ tính dễ sử dụng, phần mềm đã trở thành ứng dụng hội nghị truyền hình phổ biến nhất năm 2020.

Đối với những người làm việc tại nhà, Zoom đã trở thành một công cụ liên lạc quan trọng để giao tiếp trực tiếp với đồng nghiệp và khách hàng. Gói miễn phí của nó cho phép các cuộc trò chuyện không giới hạn giữa hai người, với giới hạn 40 phút được áp dụng cho các cuộc họp của hơn hai người dùng.

Những người có tài khoản doanh nghiệp không có giới hạn về thời gian và có thể lưu trữ tối đa 300 người tham gia theo tiêu chuẩn, với tối đa 1.000 được phép thông qua tiện ích bổ sung Cuộc họp lớn. Các tính năng hữu ích khác bao gồm chức năng ghi âm và các tùy chọn xây dựng thương hiệu công ty.

Skype

Skype for Business (trước đây là Microsoft Lync và Office Communicator ) là một ứng dụng phần mềm doanh nghiệp dùng để nhắn tin tức thời và videotelephony do Microsoft phát triển như một phần của bộ Microsoft Office.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp có thể giúp bạn giao tiếp trong một công ty lớn, thì Skype for Business sẽ là một lựa chọn hoàn hảo, cho phép bạn kết nối các nhân viên ở xa của mình thông qua hội nghị truyền hình.

Cả phiên bản dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn của công cụ này đều khả dụng, giúp bạn liên hệ với đồng nghiệp dễ dàng hơn. Microsoft Skype for Business sẽ cung cấp cho bạn nhiều lợi ích hơn nữa

Ứng dụng ghi chú – lưu trữ

Dropbox

Được thành lập vào năm 2007, Dropbox là một công cụ có lịch sử hình thành lâu dài hơn so với những công cụ khác trong danh sách này, tuy nhiên công cụ này chưa bao giờ lỗi thời, hàng loạt tính năng và khả năng đồng bộ hóa với nhiều loại thiết bị đã đảm bảo rằng nó vẫn nằm trong số các dịch vụ lưu trữ tệp phổ biến nhất hiện nay.

Mặc dù người dùng có thể truy cập dịch vụ bằng cách đăng nhập thông qua trình duyệt web, Dropbox cung cấp cả ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động, đảm bảo quy trình sao lưu, chia sẻ và đồng bộ hóa các tệp của bạn hiệu quả hơn và nhanh chóng hơn.

Bộ nhớ bắt đầu từ 2TB cho gói cá nhân, với các tùy chọn kinh doanh khác nhau, từ 3TB cho gói chuyên nghiệp đến 5TB cho gói tiêu chuẩn. Ngoài ra còn có một tùy chọn nâng cao cho những người yêu cầu nhiều bộ nhớ hơn, tùy thuộc vào nhu cầu chính xác của bạn.

Notion

Notion là một ứng dụng all-in-one cung cấp các thành phần như ghi chú, cơ sở dữ liệu, bảng kanban, wiki, lịch và lời nhắc. Người dùng có thể kết nối các thành phần này để tạo ra các hệ thống của riêng họ để quản lý tri thức, ghi chú, quản lý dữ liệu, quản lý dự án, v.v. Các thành phần và hệ thống này có thể được sử dụng riêng lẻ hoặc phối hợp với những người khác.

Các công cụ hỗ trợ kiểm soát thời gian làm việc

Freedom

Làm việc tại nhà có thể mang lại nhiều phiền nhiễu, vì vậy, đối với những nhân viên đang phải vật lộn với sự tập trung, Freedom được thiết kế để cải thiện năng suất của họ. Công cụ Freedom thực hiện điều này bằng cách loại bỏ phiền nhiễu và thói quen xấu, nhắc người dùng đặt giới hạn thời gian sử dụng cho các trang web, ứng dụng hoặc thậm chí toàn bộ internet tùy thuộc vào yêu cầu của họ.

Các yêu cầu này có thể được lên lịch cho những thời điểm nhất định trong ngày, ngăn chặn việc truy cập vào những thứ gây mất tập trung phổ biến như Facebook, Instagram hoặc YouTube trong giờ làm việc. Freedom cũng cung cấp các tiện ích mở rộng trình duyệt để bổ sung cho ứng dụng, cho phép bạn cài đặt các giới hạn và tạm dừng trang web, cùng với thông tin chi tiết về hành vi trực tuyến của bạn.

Calendly

Calendly là một công cụ cần phải có cho các chủ doanh nghiệp nhỏ và các nhà tiếp thị vì nó giúp loại bỏ sự phân tâm của việc lên lịch họp và đặt thời gian làm việc. Với ứng dụng này, bạn có thể thiết lập các sự kiện từ lịch hiện có của mình và thay đổi lịch trình sao cho phù hợp.

Nếu ai đó muốn sắp xếp một cuộc họp, họ có thể đặt trước thời gian ở Calendly mà không cần phải gửi yêu cầu lịch qua email — hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần để tìm ra thời gian phù hợp với cả hai phía.

Bên cạnh đó, công cụ này đặc biệt hữu ích vì bộ đệm ghi nhớ của nó. Người dùng có thể tạo thời gian đệm giữa các cuộc họp, như giải lao 10 phút cho thời gian di chuyển hoặc kéo dài và thậm chí thiết lập rào cản cho các cuộc họp vào phút cuối. Điều này ngăn tình trạng thay đổi lịch trình một cách bất chợt và giúp người dùng dễ dàng kiểm soát các nhiệm vụ của mình hơn.

SelfControl (Miễn phí, nhưng chỉ dành cho Mac), AntiSocial và Cold Turkey là những ứng dụng khác trong cùng danh mục có thể giúp bạn chặn các trang web làm mất thời gian và tập trung vào mục tiêu của mình.

Nguồn: Tổng hợp

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ATPWeb mong rằng bài viết trên đã giúp các bạn biết thêm nhiều kiến thức bổ ích và nếu như bạn đang có nhu cầu xây dựng một chiến lược kinh doanh phù hợp với thương hiệu của mình, nhưng vẫn chưa tìm được giải pháp tối ưu nhất thì hãy liên hệ ngay với ATPWeb trong hôm nay để được tư vấn miễn phí nhé !

ATPWEB – XÂY DỰNG NGÔI NHÀ ONLINE

Liên hệ: