KPI là gì? Các ưu – nhược điểm của KPI 2023

KPI là gì? Các ưu – nhược điểm của KPI – Bạn đã đặt mục tiêu học tập trong năm nay chưa? Mục tiêu bán hàng? Mục tiêu của đội? Mục tiêu kinh doanh? Một năm mới có nghĩa là những mục tiêu mới và thường là những mục tiêu lớn hơn năm trước.

Cách tốt nhất để đánh giá xem bạn có đang đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu của công ty trong suốt cả năm hay không là xác định các chỉ số hiệu suất chính có thể đo lường (KPI).

KPI thường khó hiểu và có vẻ trừu tượng, đặc biệt nếu bạn chưa bao giờ nghe nói về chúng trước đây. Tuy nhiên, hiểu được những ưu điểm và nhược điểm của KPI sẽ giúp bạn nhận ra lý do tại sao bạn cần theo dõi chúng tại nơi làm việc của mình.

Trong blog này, chúng tôi đang xem xét tầm quan trọng của KPI, cũng như điểm mạnh và điểm yếu của KPI. Bạn đã sẵn sàng tìm hiểu về “KPI là gì?” Bạn có muốn biết KPIs có thể nâng cao thành công của doanh nghiệp như thế nào không?

Hãy cùng tìm hiểu những ưu và nhược điểm của KPI là gì nhé.

KPI là gì và tại sao KPI lại quan trọng?

Các chỉ số hiệu suất chính (KeynPerformance Pndicators – KPIs) là các chỉ số đánh giá cung cấp cho bạn thông tin về sự tiến bộ của một nhóm hoặc cá nhân. Chúng giúp bạn đo lường các mục tiêu và mục đích có thể định lượng được.

Nếu mục tiêu là đích đến thì KPI chính là chỉ đường giúp bạn đi đúng hướng. Nếu một biển báo đường không cho bạn biết những điều bạn cần biết, thì nó không liên quan, phải không? KPI cho bạn biết liệu bạn có đang đi đúng hướng hay không (lý tưởng tới mục tiêu bán hàng).

 

Cách thiết lập KPI tốt mà bạn có thể sử dụng là mô hình SMART: Specific (Cụ thể),  Measurable (Có thể đo lường), Achievable (Có thể đạt được), Realistic (Thực tế) và Timely (Đúng lúc).

Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là tăng sự hài lòng của khách hàng, bạn có thể yêu cầu nhóm dịch vụ khách hàng của mình trải qua khóa đào tạo bồi dưỡng. Để xác định xem khóa đào tạo có hiệu quả hay không, một KPI cụ thể mà bạn có thể xem xét đo lường là tỷ lệ hài lòng của khách hàng. Theo dõi KPI đó hàng tháng trong ba tháng tiếp theo giúp bạn hiểu việc đào tạo bồi dưỡng hiệu quả như thế nào đối với các đại diện dịch vụ khách hàng của bạn và liệu nó có tác động tích cực đến sự hài lòng của khách hàng hay không.

Giờ bạn đã biết thêm về tầm quan trọng và tính hữu ích của của KPI là gì, hãy cùng xem xét những ưu điểm và nhược điểm của KPI khi đo lường hiệu suất nhé.

Ưu điểm của KPI là gì?

1. Tìm ra khoảng cách học tập (Learning Gap)

KPI giúp bạn nhận ra và giải quyết những thiếu sót trong học tập. Nếu bạn không đạt được mục tiêu hoặc mục đích, điều đó có thể cho thấy rằng nhân viên của bạn cần được đào tạo thêm.

Giả sử bạn muốn chuyển đổi thêm 20% khách hàng tiềm năng. Bạn thông báo mục tiêu bán hàng cho nhóm bán hàng của mình, dự định đạt được mục tiêu đó vào quý tới. Tuy nhiên, sau ba tháng, bạn không thấy tăng trưởng. Đào tạo bán hàng giúp nhóm của bạn hiểu các nguyên tắc cơ bản về tìm kiếm khách hàng tiềm năng, bán hàng và chốt, vì vậy mọi cuộc gọi đều trở thành cơ hội thực tế.

Nhận thức được khoảng cách về kỹ năng cho phép bạn bắt đầu đào tạo nhân viên của mình cho phù hợp. Đặt KPI có thể đo lường với một kết quả hữu hình giúp bạn đánh giá hiệu suất và sự cải thiện của nhân viên sau đào tạo.

2. Trao quyền cho nhân viên thực hiện hành động

Trao quyền cho nhân viên của bạn thực hiện hành động là một điểm chuyên nghiệp khác của KPI.

Mục tiêu tổng thể của bạn có thể là tạo ra nhiều doanh số hơn trong năm nay so với năm ngoái. Làm thế nào bạn sẽ đạt được điều đó, và làm thế nào để nhóm của bạn biết phải làm gì? KPI rõ ràng thúc đẩy nhân viên của bạn hành động và chỉ đạo họ trong quá trình làm việc.

KPI hữu hình mà giám đốc bán hàng nói có thể là: “Gửi 30 email bán hàng mỗi ngày” hoặc “Theo dõi khách hàng tiềm năng trong vòng 1 giờ kể từ lần liên hệ đầu tiên”. Số lượng email bán hàng được gửi và khung thời gian theo dõi đều là những KPI cụ thể, có thể theo dõi được.

Nếu bạn bắt đầu thấy kết quả, thì bạn đang đi đúng hướng. Nếu bạn không thấy kết quả, hãy xem lại (các) mục tiêu, KPI mà bạn đang đo lường trên đường đến mục tiêu đó và thực hiện các thay đổi nếu cần.

3. Đo lường đầu ra và Kết quả

KPI cho phép bạn đo lường đầu ra và kết quả. Theo định nghĩa, một KPI tốt phải có thể đo lường và theo dõi được. Nếu không có cách đo lường tiến độ đạt được mục tiêu của mình, bạn không thể thực hiện các cải tiến hoặc điều chỉnh.

Có lẽ bạn đã đạt được mục tiêu của mình là tăng 20% ​​chuyển đổi bán hàng trong năm. Chúc mừng! Nhưng làm thế nào bạn đạt được mục tiêu này?

• Mọi thành viên trong nhóm bán hàng đã hoàn thành khóa đào tạo bán hàng chưa?
• Mục tiêu của bạn có quá thấp không?
• Bạn có một nhân viên bán hàng siêu sao đã hoàn thành hầu hết các mục tiêu của nhóm không?

Mặt khác, nếu bạn không đạt được mục tiêu của mình, tại sao không?

• Mục tiêu của bạn có quá cao không?
• Có lỗ hổng kiến ​​thức của nhân viên không?
• Các nhà quản lý có gặp khó khăn trong việc sắp xếp hợp lý quy trình bán hàng không?

Cho dù bạn có đạt được mục tiêu hay không, thì điều cần thiết là phải biết “tại sao”. Một trong những điểm mạnh chính của KPI là khả năng đo lường liệu một số quyết định đào tạo nhất định có thành công hay không.

Nhược điểm của KPI là gì?

1. KPI cần thời gian

Một điểm mấu chốt của KPI là chúng không phải lúc nào cũng cung cấp thông tin hữu ích ngay lập tức.

Nếu bạn đầu tư vào một chương trình đào tạo nhân viên mới, bạn muốn biết rằng nó đang tạo ra sự khác biệt. Nhưng các KPI đào tạo không cho thấy sự chuyển đổi nhóm trong một ngày. Có thể mất vài tháng trước khi thấy kết quả, tùy thuộc vào (các) mục tiêu của bạn và tần suất bạn theo dõi KPI đào tạo nhân viên.

Như có câu nói, “Một chiếc nồi đã được quan sát không sôi”.

Đừng nhấn nút hoảng sợ về KPI của bạn quá sớm; cho chúng thời gian để làm nóng.

2. KPI có đường cong học tập cao

KPI rất hữu ích nhưng đừng cố gắng tạo quá nhiều cho bản thân cùng một lúc. Nếu bạn chưa bao giờ xác định và triển khai KPI trước đây, thì tốt nhất bạn nên bắt đầu với một hoặc hai.

Bạn đã bao giờ quyết định bắt đầu tập thể dục sau nhiều tháng không hoạt động thể chất? Bạn phấn khích, mặc quần áo và đi đến phòng tập thể dục. Bạn tập chân, tay, cơ bụng và tim mạch – cảm giác thật tuyệt! Nhưng rồi ngày hôm sau đến, mọi thứ đều đau đớn và bạn không muốn di chuyển.

Trải nghiệm tương tự có thể xảy ra với KPI. Một hạn chế của việc đo lường hiệu suất mà bạn có thể gặp phải là theo dõi quá nhiều KPI khiến bạn bị choáng ngợp bởi tất cả dữ liệu. Nếu bạn cố gắng triển khai quá nhiều cùng một lúc, bạn sẽ mất dấu và kết thúc bằng việc thất bại ở tất cả chúng. Điều này có thể khiến bạn cảm thấy thất vọng và chán nản với tư cách là người quản lý.

Bắt đầu từ quy mô nhỏ và làm việc theo cách của bạn. Khi mức độ thoải mái của bạn trong việc tạo và triển khai KPI tăng lên, bạn có thể bắt đầu thêm nhiều hơn nữa.

Tổng kết

Từ những kiến thức trên, bạn đã biết được KPI là gì? Những ưu – nhược điểm của KPI là gì? Bây giờ nhiệm vụ của bạn là tìm cách để ứng dụng những ưu điểm, hạn chế nhược điểm của KPI để có thể phát triển hơn nữa bản thân và công việc của bạn.

 

XEM THÊM:

Tổng hợp 10 kỹ năng kinh doanh quan trọng nhất nên đầu tư và nắm lòng

Phân tích chiến dịch Marketing Online của Uber, Zappos… và một số thương hiệu khác.

Phân tích chiến lược SWOT trong Marketing của Samsung

Triết lý kinh doanh của Honda – Phần 3

Phân tích chiến lược Marketing theo mô hình SWOT của sàn thương mại điện tử Amazon