Tầm quan trọng của Quy trình Quản trị dự án trong kinh doanh 2021

Trong nền kinh tế hiện đại ngày nay, nếu như các doanh nghiệp mong muốn đạt được những kết quả tốt đẹp, thì việc sở hữu một hệ thống quản trị dự án chuyên nghiệp là vô cùng cần thiết.

Quản trị dự án không chỉ đơn giản là theo dõi thời gian và thiết lập ngân sách tổng. Một người quản trị dự án giỏi sẽ kiểm soát mọi hoạt động của dự án từ đầu đến cuối, đảm bảo rằng các sáng kiến và mục tiêu phù hợp với chiến lược, dự án có được sự hỗ trợ của các bên liên quan và mang lại một số lợi ích nhất định khác cho công ty.

Trong bài viết này, ATPWeb sẽ tổng hợp và phân tích chi tiết hơn về Tầm quan trọng của Quy trình Quản trị dự án trong kinh doanh 2021, để giúp các doanh nghiệp có được cái nhìn khách quan và đưa ra các quyết định phù hợp để kiểm soát các hoạt động trong dự án kinh doanh – tiếp thị của mình.

Tầm quan trọng của Quy trình Quản trị dự án trong kinh doanh 2021

5 giai đoạn cơ bản trong quy trình quản trị dự án là:

Ý tưởng ban đầu của dự án.
Lập kế hoạch dự án.
Thực hiện dự án.
Giám sát và Kiểm soát Dự án.
Kết thúc dự án.

Lập kế hoạch dự án thực tế

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch dự án không chỉ đơn giản là để đáp ứng một trong những yếu tố như thời gian hay chi phí. Trong thực tế, các tổ chức thường đánh giá quá cao mức độ nhanh chóng mà họ có thể đạt được khi hoàn thành các nhiệm vụ được giao và đánh giá thấp chi phí hoặc có khi là xem nhẹ cả hai — đây là một trong những lý do dẫn đến thất bại trong việc quản trị dự án.

Một nhà quản trị dự án giỏi sẽ xem xét bức tranh toàn cảnh và đặt ra các mục tiêu, ngân sách và thời hạn thực tế và có thể đạt được. Nếu không có sự quản lý cẩn thận, một dự án có thể nhanh chóng đi chệch hướng trước khi nó bắt đầu.

Để thiết lập các mục tiêu, ngân sách và thời hạn thực tế, người quản lý dự án liên lạc với các bên liên quan khác nhau để hiểu các ưu tiên chiến lược và mục tiêu kinh doanh của sáng kiến. Dựa trên nghiên cứu của họ, sau đó vạch ra một kế hoạch dự án cân bằng các ưu tiên đó trong phạm vi hạn chế về thời gian và ngân sách. Quá trình này bao gồm ước tính chi phí, quản lý nguồn lực và đánh giá rủi ro.

Xác định Trọng tâm và mục tiêu rõ ràng

Việc thiếu mục tiêu rõ ràng khi xây dựng kế hoạch là lý do phổ biến nhất cho những dự án thất bại vào năm 2017. Kỹ năng quản trị dự án sẽ góp phần trau dồi trong những ưu tiên của doanh nghiệp và xác định mục tiêu dự án một cách dễ dàng.

Trong trường hợp, công ty không có người quản trị dự án để giám sát các kế hoạch dự án và phân tích nhiệm vụ, sẽ dẫn đến trường hợp nhiều phòng ban không nhận thấy các yếu tố rủi ro tiềm ẩn khi chúng phát sinh. Nếu họ không giải quyết các rủi ro đang phát triển của dự án, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ sẽ trở nên không hiệu quả.

Quy trình quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi tất cả các yếu tố này để đội ngũ nhân viên có thể tập trung vào đúng nhiệm vụ vào đúng thời điểm và thích ứng khi cần thiết.

Liên kết chiến lược

Một trong những lý do quan trọng nhất để sử dụng quản trị dự án là hoạt động gắn kết các dự án với chiến lược kinh doanh. Nói cách khác, quản trị dự án là một động lực của chiến lược tổ chức. Vì vậy, nếu bạn không áp dụng nó vào các sáng kiến của mình, bạn đang bỏ lỡ một cơ hội quan trọng để phát triển.

Khi các nhà quản trị dự án giám sát việc lập kế hoạch và thực hiện một dự án, giúp đảm bảo các mục tiêu tổng thể của dự án cũng như các nhiệm vụ và cột mốc tiếp theo trở nên phù hợp hơn với chiến lược của tổ chức. Sự liên kết chiến lược ở mọi cấp độ của dự án giữ cho mỗi bên liên quan có thể dễ dàng theo dõi và đảm bảo các sáng kiến có thể thúc đẩy tổ chức phát triển trong tương lai.

Quy trình được quản lý chặt chẽ

Quản trị dự án là một quá trình chủ động tìm cách giúp đội ngũ nhân viên làm đúng nhiệm vụ vào đúng thời điểm. Nếu không có một phương pháp quản lý dự án nhất định, nhiều nhân viên có xu hướng làm việc tuỳ ứng – xử lý các vấn đề khi chúng phát sinh thay vì chủ động lập kế hoạch cho các rủi ro đã biết và thiết lập các mục tiêu và thông số của dự án ngay từ đầu.

Người quản trị dự án giúp các nhóm chia dự án thành nhiều phần dễ quản lý hơn. Bằng cách chia nhỏ dự án thành một quy trình rõ ràng về các nhiệm vụ, sự kiện quan trọng và thời hạn được giao, người quản lý dự án có thể chỉ đạo nhóm của họ hiệu quả hơn và phản ứng với các vấn đề một cách nhanh nhẹn hơn.

Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng là một thành phần thiết yếu của quản lý dự án. Dự án của bạn có thể đáp ứng tất cả các thông số về thời gian và ngân sách, nhưng nếu không đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, dự án sẽ được coi là thất bại.

Thông thường, Các đội ngũ nhân viên phải chịu rất nhiều áp lực để hoàn thành một dự án đúng thời hạn và ngân sách. Và điều này có thể dẫn đến công việc gấp rút và thực hiện kém chất lượng.

Đây là lúc quy trình quản trị dự án phát huy tác dụng, không chỉ quản lý thời hạn và mục tiêu mà còn theo dõi xem các nhiệm vụ dự án được thực hiện tốt như thế nào. Người quản lý dự án giúp phác thảo các sản phẩm phân phối và xác định các tiêu chuẩn chất lượng của chúng để mọi người biết chính xác những gì họ đang hướng tới.

Nguồn: Tổng hợp

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ATPWeb mong rằng bài viết trên đã giúp các bạn biết thêm nhiều kiến thức bổ ích và nếu như bạn đang có nhu cầu xây dựng một chiến lược kinh doanh phù hợp với thương hiệu của mình, nhưng vẫn chưa tìm được giải pháp tối ưu nhất thì hãy liên hệ ngay với ATPWeb trong hôm nay để được tư vấn miễn phí nhé !

ATPWEB – XÂY DỰNG NGÔI NHÀ ONLINE

Liên hệ: