Pos Là Gì? So Sánh Traditional POS & Cloud-based POS

Pos là gì? Có bao nhiêu loại hình POS quản lý bán hàng? – Thuật ngữ POS chắc không còn quá xa lạ đối với nhiều người nữa vì POS hiện là một trong những công cụ “đắc lực” trong việc buôn bán & kinh doanh của các đơn vị lớn đến nhỏ bởi sự thuận tiện và chuyên nghiệp mà nó đem lại. Hãy cùng ATPWeb tìm hiểu sâu hơn về POS thông qua bài viết sau nhé!

I. Tổng quan về POS

1. POS là gì? Khái niệm về POS

“POS hay PoS là một thuật ngữ viết tắt của Point of Sale (hay point-of-sale, hoặc point of service). Nó sử dụng cho các shop bán lẻ (retail shop), tại quầy thanh toán tiền (check out counter) trong shop. Thêm nữa, point of sale còn đáp ứng giống như một hệ thống tính tiền (electronic cash register system).” – Wikipedia

Nói một cách dễ hiểu hơn thì POS (Điểm bán hàng – Point of Sale) là nơi diễn ra các giao dịch mua bán hàng hóa, và hệ thống POS là công cụ để thực hiện các giao dịch đó. Được xem là sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm để tạo ra một quy trình giao dịch hoàn chỉnh.

2. POS System là gì?

Gần đây, hệ thống POS cũng được áp dụng trong lĩnh vực dịch vụ (Point of Service) nhằm thu hút khách hàng quay trở lại mua hàng. Do đó, ngoài điểm bán hàng, hệ thống POS còn có các chức năng bổ sung như quản lý hàng tồn kho, quản lý kho hàng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và kế toán. Pos System là sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm cho quầy tính tiền.

Tóm lại, hệ thống POS hiện đại bao gồm: phần mềm, phần cứng, các chức năng bổ sung.

Phần cứng POS bao gồm: màn hình cảm ứng tính tiền, máy POS cầm tay quét mã vạch, đầu đọc thẻ tín dụng, máy in hóa đơn,…
Phần mềm POS giúp quản lý kinh doanh và kiểm soát tất cả các giao dịch. Nó tự động cập nhật cơ sở dữ liệu quan trọng bao gồm thông tin khách hàng, sản phẩm, hàng tồn kho, bán hàng, chương trình khách hàng thân thiết,…

II. Tầm quan trọng của POS System trong việc kinh doanh

Ngày nay, việc sử dụng hệ thống POS để hỗ trợ thanh toán cho khách hàng đã trở nên phổ biến hơn và được áp dụng rộng rãi. Ngay cả các cửa hàng nhỏ cũng sử dụng POS System với nhiều lợi ích thiết thực. Sự phát triển và liên kết chặt chẽ giữa các ngân hàng đã tạo điều kiện cho mọi người có thể sử dụng máy POS để thanh toán một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Tăng tính chuyên nghiệp: Sử dụng máy POS giúp tạo một ấn tượng chuyên nghiệp và hiện đại cho cửa hàng của bạn. Điều này tạo niềm tin và sự tin tưởng từ phía khách hàng.
Tiết kiệm thời gian: Máy POS cho phép thanh toán nhanh chóng và dễ dàng. Không cần phải đếm tiền mặt hoặc chờ đợi thẻ ghi nợ được xử lý bằng cách gõ thông tin thủ công. Việc này giúp tiết kiệm thời gian cả cho nhân viên và khách hàng.
Quản lý tài chính tốt hơn: Máy POS giúp tự động ghi nhận các giao dịch, giúp bạn dễ dàng theo dõi thu chi và quản lý tài chính của cửa hàng. Bạn có thể dễ dàng tạo báo cáo và phân tích doanh thu, giúp đưa ra quyết định kinh doanh thông minh.
Tích hợp với hệ thống quản lý: Máy POS có thể tích hợp với hệ thống quản lý tồn kho và quản lý khách hàng, giúp tối ưu hóa quá trình kinh doanh và nâng cao hiệu suất làm việc.
Bảo mật thông tin: Máy POS có tính năng bảo mật cao, giúp bảo vệ thông tin thanh toán của khách hàng. Các giao dịch được mã hóa và xử lý an toàn.

III. Phân loại các dòng máy POS trên thị trường

Máy POS là công cụ thuận tiện và nhanh chóng xử lý các giao dịch bán hàng, tính toán tổng số tiền phải trả, in hóa đơn và xử lý thanh toán từ các phương thức khác nhau như tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc ví điện tử.

Hiện nay, có hai loại máy POS phổ biến trong việc thực hiện chức năng thanh toán. Cả hai loại máy POS đều có ưu điểm riêng và phù hợp với các loại hình kinh doanh khác nhau. Sự phát triển của công nghệ đã mang đến nhiều tùy chọn linh hoạt và tiện ích cho việc thực hiện chức năng thanh toán trong hệ thống POS.

1. Máy POS truyền thống (Traditional POS)

Đây là loại máy POS truyền thống , thường được đặt trên quầy tính tiền trong các cửa hàng, nhà hàng hoặc quán café. Máy POS truyền thống quen thuộc với bộ màn hình cảm ứng kem bàn phím, máy in hóa đơn, đầu đọc thẻ tín dụng và ngăn kéo đựng tiền. Loại máy POS truyền thống này thường được kết nối với hệ thống thanh toán và quản lý bằng dây cáp hoặc kết nối không dây.

Ưu điểm:

Đơn giản và dễ sử dụng.
Không bị nhiễm virus.
Sử dụng phổ biến trong các lĩnh vực như siêu thị, shop, nhà hàng, khách sạn, karaoke, v.v.
Phù hợp cho nhu cầu cơ bản như in hóa đơn và thanh toán tiền.

Nhược điểm:

Trọng lượng nặng và khó di chuyển.
Không cung cấp các báo cáo bán hàng như tồn kho và công nợ.
Không thể quản lý kinh doanh trực tuyến.
Giá thành tương đối cao (khoảng hơn 10 triệu đồng), ít nơi có điều kiện trang bị.

2. Máy POS dựa trên nền tảng đám mây (Cloud-based POS)

Cloud-based POS là một loại hệ thống POS hiện đại, nơi mà dữ liệu và ứng dụng được lưu trữ và xử lý trên đám mây (cloud) thay vì trên máy tính cá nhân hay máy chủ vật lý. Trong mô hình này, hệ thống POS được truy cập thông qua internet và các dữ liệu được lưu trữ và quản lý trên các máy chủ đám mây.

Ưu điểm của Cloud-based POS:

Truy cập từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Không cần đầu tư vào phần cứng và hạ tầng công nghệ.
Dữ liệu được lưu trữ và sao lưu trên máy chủ đám mây.
Dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh theo nhu cầu.
Cung cấp các cập nhật phần mềm tự động.
Giao diện thân thiện và dễ sử dụng cho người dùng.

Nhược điểm của Cloud-based POS:

Nếu mất kết nối internet, máy POS dựa trên đám mây không thể hoạt động.
Vì dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, có nguy cơ về an ninh và bảo mật dữ liệu.
Nếu nhà cung cấp gặp sự cố, máy POS có thể gặp khó khăn hoặc không hoạt động.
Với việc lưu trữ dữ liệu trên đám mây, có thể phải trả phí cho dung lượng lưu trữ và sử dụng dịch vụ đám mây.

IV. Tại sao Cloud-based POS Ngày Càng Phổ Biến Hơn?

Cloud-based POS hiện đang cung cấp một giải pháp linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho việc quản lý bán hàng và kinh doanh. Nó cho phép doanh nghiệp tiếp cận dữ liệu và quản lý từ xa, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và sự linh hoạt cho việc mở rộng kinh doanh. Một số dịch vụ Cloud-based POS phổ biến được nhiều doanh nghiệp tin dùng như Square, Shopify POS, Lightspeed, Vend, Revel Systems, Aloha POS,… bởi đem đến những lợi ích như:

Sự linh hoạt và tiện lợi: Dữ liệu và ứng dụng có thể truy cập từ mọi nơi và mọi thiết bị với kết nối internet. Người dùng có thể quản lý kinh doanh từ xa và theo dõi hoạt động từ bất kỳ đâu.
Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư vào phần cứng mạnh, máy chủ và hạ tầng công nghệ. Chi phí duy trì và cập nhật phần mềm cũng được chia sẻ và quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ đám mây.
Bảo mật và sao lưu dữ liệu: Dữ liệu được lưu trữ và sao lưu trên các máy chủ đám mây, đảm bảo tính an toàn và khả năng phục hồi dữ liệu.
Khả năng mở rộng: Cloud-based POS cho phép mở rộng quy mô kinh doanh một cách linh hoạt và nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm hoặc loại bỏ điểm bán hàng và tính năng theo nhu cầu thực tế.
Cập nhật tự động: Nhà cung cấp dịch vụ đám mây thường cung cấp các cập nhật phần mềm tự động, đảm bảo rằng hệ thống POS luôn được cập nhật với phiên bản mới nhất và các tính năng mới.

V. Câu hỏi thường gặp khi ứng dụng máy POS vào hệ thống bán hàng

1. Tiêu chí để lựa chọn máy POS bán hàng hiệu quả?

Khi lựa chọn máy POS bán hàng, đơn vị cần phải xem xét những tiêu chí tối thiểu như:

Đảm bảo máy POS có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp.
Kiểm tra các tính năng, tính tương thích của máy POS với các thiết bị phần cứng khác.
Đánh giá giao diện sử dụng của máy POS, xem xét sự trực quan, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
Đảm bảo máy POS có các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu, chứng chỉ SSL, và tính năng xác thực người dùng để bảo vệ thông tin khách hàng và giao dịch.
Đánh giá khả năng hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ từ nhà cung cấp máy POS.

2. Những đối tượng phù hợp sử dụng máy POS?

Về đối tượng sử dụng thì thông thường là những người làm kinh doanh với những loại máy POS khác nhau thì sẽ có những đối tượng nhất định khác nhau. Các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng & quán cafe, dịch vụ đa ngành, ngành hàng ăn uống & giao hàng, ngành bán lẻ trực tuyến, các doanh nghiệp vừa và nhỏ,… là những đối tượng phổ biến có nhu cầu sử dụng máy POS nhiều nhất.

3. Máy POS hỗ trợ cho các loại thẻ nào hiện nay?

Máy POS hiện đang chấp nhận thanh toán với loại thẻ Visa, thẻ Mastercard, thẻ JCB, thẻ UnionPay, hoặc thẻ ATM nội địa của các ngân hàng trên toàn quốc (Vietcombank, VPBank, BIDV,…). Hầu hết các loại thẻ đều có thể dùng để thanh toán máy POS.

Tuy nhiên, đối đới các loại thẻ quốc tế chấp nhận thanh toán trên toàn cầu thì phải thuộc các tiêu chí sau:

Thẻ Visa (số thẻ bắt đầu bằng số 4)
Thẻ Master Card (số thẻ bắt đầu bằng số 5)
Thẻ JCB (số thẻ bắt đầu bằng số 35)
Unionpay (số thẻ bắt đầu bằng số 62)

4. Thanh toán qua máy POS có tốn phí không?

Trên thực tế, theo quy định của ngân hàng, người sử dụng thẻ tín dụng không phải trả bất kỳ loại phí gì khi quẹt thẻ thanh toán bằng máy POS. Người phải trả phí này cho ngân hàng là đơn vị thuê máy POS (doanh nghiệp, cửa hàng) để phục vụ thanh toán tại cửa hàng với số tiền tương ứng là từ 1 – 2.5%/giao dịch.

Tổng kết

Vừa rồi là những thông tin cần thiết về hệ thống POS trong bán hàng & kinh doanh . Hi vọng bài viết từ ATPWeb sẽ giúp bạn tích lũy được những kiến thức bổ ích. Nếu như đơn vị của bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ thiết kế website, hãy liên lạc với ATPWeb để được đội ngũ tư vấn của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng nhất!

ATPWEB – Xây dựng ngôi nhà Online

Liên hệ: