Tổng hợp 13 lý do vì sao nên sử dụng Google Workspace 2023

Lý do vì sao nên sử dụng Google Workspace – Google Workspace là nền tảng tích hợp các ứng dụng hỗ trợ kinh doanh của Google, khi sử dụng Google Workspace doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát và lên kế hoạch các hoạt động kinh doanh – tiếp thị, mang lại hiệu quả tối ưu và những lợi ích cụ thể trong quá trình chuyển đổi số (Digital transformation).

Trong bài viết này, ATPWeb sẽ giới thiệu sơ lược về Google Workspace là gì, cũng như phân tích những lý do vì sao doanh nghiệp nên sử dụng nền tảng Google Workspace trong các hoạt động kinh doanh của mình.

Giới thiệu tổng quan về Google Workspace

Google Workspace (tên gọi đầu tiên là Google Apps và sau đó đổi thành G-Suite) là một tập hợp các công cụ cộng tác, sản xuất và mô hình điện toán đám mây – Cloud computing, bao gồm các phần mềm và sản phẩm do Google phát triển và tiếp thị. Được ra mắt lần đầu tiên vào năm 2006 với tên gọi Google Apps for Your Domain và được đổi tên thành G Suite vào năm 2016.

Nền tảng Google Workspace được xây dựng từ nhiều ứng dụng kinh doanh phổ biến với các tính năng đa dạng. Dưới đây là một số phần mềm được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất:

• Dịch vụ Gmail – Dịch vụ email của Google cung cấp hệ thống email sẽ phát triển cùng với công ty của bạn. Bạn có thể sử dụng máy chủ LDAP hiện có để quản lý người dùng.
• Google Drive – Google Drive là bộ nhớ ngoại vi, lưu trữ đám mây. Người dùng bắt đầu với 30 Megabyte mà quản trị viên của bạn có thể tăng lên đến 15 terabyte.
• Google Docs – Google Documens cho phép nhiều nhân viên cộng tác bằng cách sử dụng bộ ứng dụng văn phòng do Google tạo ra. Bao gồm các tính năng khác, nhưng không giới hạn ở tài liệu, biểu mẫu, bảng tính, bản vẽ và bản trình bày.
• Google Slides – Cho phép cộng tác giữa các nhân viên để tạo ra một bản trình bày tốt hơn nhiều. Nó cung cấp nhiều chức năng hơn Powerpoint.
• Google Sheets/ Trang tính – Không như Excel, Google Trang tính cho phép cộng tác viên đồng thời, do đó làm cho công ty của bạn hiệu quả hơn.
• Lịch – Cho phép mọi người ở truy cập vào cùng một trang, cho dù đó là cuộc họp, lên lịch phòng hội nghị hoặc đăng thời hạn. Nhân viên của bạn sẽ có thể điền vào lịch trình của họ và đồng bộ hóa để mọi người trong nhóm được thông báo.

Những lợi ích mà Google Workspace mang lại cho doanh nghiệp

Google Workspace giúp bạn trải nghiệm những lợi ích của chuyển đổi kỹ thuật số thực sự, bao gồm khả năng làm việc theo những cách mới hỗ trợ môi trường làm việc kết hợp và từ xa. Dưới đây là 13 lý do để đăng ký Google Workspace ngay hôm nay:

1. Bảo mật và độ tin cậy của Google

Google đã luôn khẳng định rằng “Chúng tôi không thu thập hoặc sử dụng dữ liệu từ Google Workspace của bạn cho mục đích quảng cáo và không hiển thị quảng cáo trong các dịch vụ cốt lõi của Google Workspace, Education hoặc Government”.

Không những vậy, Google cũng tuyên bố rằng “Dữ liệu mà các công ty, trường học và cơ quan chính phủ đưa vào dịch vụ Google Workspace của chúng tôi không thuộc về Google. Cho dù đó là tài sản trí tuệ của công ty, thông tin cá nhân hay bài tập về nhà, Google không sở hữu dữ liệu đó và Google cũng không bán dữ liệu đó cho bên thứ ba”

Nói tóm lại, dữ liệu của bạn là của riêng bạn. Bạn sở hữu nó, bạn truy cập nó, bạn duy trì nó. Đây là một phần của hợp đồng bạn ký khi đăng ký vào Google Workspace Business.

Một ưu điểm nữa là bạn không còn phải lo lắng về bảo mật dữ liệu của mình trên các máy chủ. Google có hệ thống bảo mật hàng đầu giúp bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi tin tặc. Họ sử dụng SSL và mã hóa từng phiên trình duyệt.

Điều gì sẽ xảy ra nếu hệ thống của bạn bị treo hoặc ai đó đánh cắp máy tính của bạn, trong khi bạn đang làm việc trên nền tảng Google Workspace? Đừng lo lắng. Google luôn tự động sao lưu công việc của bạn và bạn có thể khôi phục dữ liệu của mình một cách nhanh chóng.

2. Tích hợp Google Workspace với CRM và các ứng dụng bên thứ ba khác

Bằng cách tích hợp Google Workspace với CRM và các ứng dụng kinh doanh khác, đội ngũ nhân viên của bạn có thể làm việc liền mạch trên các nền tảng, từ bên trong ứng dụng Google Workspace.

Nhân viên truy cập các ứng dụng công việc chỉ với một lần đăng nhập và họ không mất thời gian chuyển qua chuyển lại giữa các nền tảng để sao chép các dữ liệu. Công ty của bạn sẽ được nâng cao năng suất làm việc và bạn không phải lo lắng về sự mâu thuẫn dữ liệu, cũng như các trường hợp sai lệch trong quy trình làm việc của nhân viên.

Ví dụ: với tích hợp CRM, nhân viên bán hàng và tổng đại diện dịch vụ khách hàng có thể tự động thực hiện các nhiệm vụ, cuộc gọi, cuộc họp và email trong Salesforce mà không cần rời khỏi Gmail. Họ cũng có thể xem thông tin chi tiết về liên hệ và tài khoản từ Salesforce trong Google Workspace và dễ dàng kéo dữ liệu CRM vào Google Trang tính.

3. Lưu trữ và chia sẻ tệp không giới hạn qua Google Drive

Mỗi nhân viên thường có một tài khoản Drive, nơi họ có thể lưu trữ ghi chú, bản nháp và các tệp khác mà đồng nghiệp của họ không cần truy cập. Ngoài ra, mỗi phòng ban có thể tạo các Team Drive riêng, nơi người dùng có thể chia sẻ tài liệu hoặc tài nguyên với các thành viên khác trong nhóm.

Tất nhiên, họ cũng có thể chia sẻ tệp và thư mục với nhau bằng cách sử dụng phiên bản Drive dành cho người tiêu dùng, nhưng trước tiên họ phải cấp quyền truy cập và chỉ định quyền cho từng người dùng theo cách thủ công.

Việc này không chỉ mất nhiều thời gian hơn, mà còn gây ra những trường hợp ngoài ý muốn khác, ví dụ như chủ sở hữu tài liệu quên thêm quyền truy cập cho một ai đó, khiến người đó phải yêu cầu cấp quyền và đợi cho đến khi chủ sở hữu tài liệu kiểm tra email của họ.

Với Drive nhóm, tất cả những người cần quyền truy cập đều đã có quyền truy cập và nếu nhân viên rời khỏi công ty, người quản lý Drive nhóm có thể nhanh chóng thu hồi quyền truy cập của họ vào bất kỳ dữ liệu nào của công ty. Nếu mọi người lưu trữ và chia sẻ tệp từ tài khoản Google cá nhân của họ, thì mọi người phải tự ghi nhớ các vấn đề thu hồi quyền truy cập từ đồng nghiệp cũ.

Cả Drive cá nhân và Team Drive đều có bộ nhớ không giới hạn trong Google Workspace. Dung lượng bộ nhớ được giới hạn ở 30GB trong Google Workspace Basic – gấp đôi những gì bạn nhận được trong phiên bản miễn phí.

4. Tiết kiệm thời gian

Hồ sơ nhân viên, tài liệu đính kèm và chính sách của công ty là yếu tố quan trọng của bất kỳ hệ thống quản lý nhân sự nào. Khi bạn đang sử dụng Google Workspace, bạn sẽ có khả năng lưu trữ tự động những tài liệu và hồ sơ này sẽ nằm trong Google Drive của bạn.

Như một tính năng kinh doanh bổ sung, việc sử dụng bộ chọn Drive cho phép bạn liên kết với các tài liệu bạn đã lưu trữ trong Google Drive chỉ trong một vài cú nhấp chuột. Không cần phải tìm kiếm tài liệu hoặc tạo nhiều phiên bản.

Các tính năng tạo cuộc họp, quản lý cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều, nhân viên có thể tham gia cuộc họp ngay lập tức mà không phải tốn thời gian sắp xếp không gian và xử lý các vấn đề khác.

5. Hiệu quả về Chi phí

Bởi vì các máy chủ của doanh nghiệp thường nằm ngoài phạm vi website, nên bạn có thể không có đủ chi phí để duy trì một trung tâm dữ liệu phức tạp. Google xây dựng các trung tâm dữ liệu của mình, giữ cho chi phí quản lý ở mức thấp nhất có thể, góp phần tiết kiệm cho khách hàng của họ. Bạn không phải trả thêm các chi phí phát sinh về bảo trì máy móc, không gian, phần mềm và nhân sự. Bạn chỉ cần trả tiền cho việc sử dụng Google Business Apps.

Vì Google duy trì các ứng dụng nên họ cũng xử lý mọi vấn đề kỹ thuật khi khắc phục sự cố. Bạn không phải lo lắng về việc nâng cấp hoặc chỉnh sửa phần mềm. Google sẽ luôn cập nhật phiên bản mới nhất cho các ứng dụng của bạn. Và bởi vì phần mềm sẽ liên tục phát triển cùng với bạn, bạn không phải lo lắng về việc có 10 nhân viên hay 10.000 nhân viên.

6. Sử dụng Email thương hiệu thông qua ứng dụng Gmail

Với Google Workspace, bạn nhận được tất cả các chức năng, độ tin cậy và sự quen thuộc của Gmail, nhưng được gắn thương hiệu với tên miền của tổ chức bạn.

• Đối với nhân viên, đó là trải nghiệm sử dụng giống như họ đã quen với Gmail của người tiêu dùng, vì vậy họ có thể dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa tài khoản cá nhân và tài khoản công ty của mình.
• Đối với nhà tuyển dụng, đó là email cấp doanh nghiệp cao cấp mà họ có thể kiểm soát và bảo mật mà không cần duy trì máy chủ email và họ có thể dễ dàng thêm hoặc xóa người dùng tùy theo quy mô kinh doanh.

Ngoài ra, mỗi người dùng có thể có tối đa 30 tài khoản, vì vậy, cùng một người có thể nhận được cùng một email tại jane.doe@examplecorp.com, [email protected] và [email protected].

7. Cộng tác trong thời gian thực

Hợp tác làm việc có thể là một thách thức, ngay cả khi tất cả mọi người đều ở trong văn phòng, nhưng với việc người lao động ngày càng bị chia cắt giữa văn phòng và các nơi làm việc từ xa khác nhau, điều đó sẽ trở nên phức tạp hơn. Google Workspace bao gồm một loạt các ứng dụng cộng tác dành riêng cho phiên bản Business hoặc được nâng cấp từ phiên bản dành cho người dùng thông thường.

Với tính năng đồng chỉnh sửa theo thời gian thực trong Google Workspace, các nhóm có thể chỉnh sửa cùng một Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày cùng một lúc, điều này giúp loại bỏ quyền kiểm soát phiên bản trong khi các nhóm đang làm việc từ xa hoặc trong môi trường làm việc kết hợp. Các thay đổi diễn ra ngay lập tức, vì vậy mọi người có thể xây dựng ý tưởng của nhau và đạt được sự đồng thuận nhanh hơn với các mục nhận xét và hành động.

Nếu họ vẫn cần nói chuyện, các thành viên trong nhóm có thể lên lịch cuộc họp qua Lịch nhóm, gọi điện video trong Google Meet – không giới hạn thời gian – hoặc tìm hiểu chi tiết bằng Team Chat. Với Google Currents, bạn thậm chí có thể tạo mạng xã hội nội bộ của riêng mình để hợp lý hóa giao tiếp trong toàn tổ chức, chia sẻ nội dung có liên quan với nhân viên của bạn, bắt đầu thảo luận và để nhân viên cân nhắc khi nhóm lãnh đạo của bạn thiết lập “trạng thái bình thường mới” của công ty.

8. Quản lý mọi thứ từ Admin Console

Bảng điều khiển dành cho quản trị viên (Admin Console) của Google Workspace cho phép bạn quản lý dữ liệu, người dùng và ứng dụng của mình từ một cổng duy nhất. Trang tổng quan trực quan cho phép bạn thêm và xóa người dùng và nhóm, tùy chỉnh trải nghiệm người dùng, quản lý thiết bị, tạo vai trò, chỉ định quyền và định cấu hình cài đặt bảo mật.

Ví dụ: bạn có thể chặn các ứng dụng không đáng tin cậy, thực thi khóa bảo mật hoặc yêu cầu xác minh hai bước. Nếu họ đăng nhập vào Google Workspace hoặc các ứng dụng liên quan từ máy tính hoặc thiết bị di động mới, Google sẽ gửi một tin nhắn văn bản kèm theo mã xác minh mà họ phải nhập trước khi có thể truy cập vào dữ liệu của công ty. Google Workspace cũng đi kèm với tính năng quét email nâng cao – kiểm tra các mối đe dọa bảo mật – cũng như phân tích bảo mật và các đề xuất phương pháp hay nhất để giúp bảo vệ doanh nghiệp của bạn.

9. Nhận bảo mật cấp doanh nghiệp với Endpoint Management

Admin Console cũng cho cho phép bạn kiểm soát các tài khoản Google Workspace; Quản lý điểm cuối cho phép bạn kiểm soát thiết bị nào có thể truy cập các tài khoản đó.

Với Quản lý điểm cuối không gian làm việc của Google, bạn có thể phân phối ứng dụng trên thiết bị di động một cách nhanh chóng và trên quy mô lớn. Bạn cũng có thể kiểm tra việc sử dụng, quản lý cài đặt bảo mật và giới hạn quyền truy cập trên bất kỳ thiết bị điểm cuối nào. Nếu thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp, bạn có thể xóa dữ liệu bí mật từ xa bằng cách xóa thiết bị hoặc tài khoản.

10. Lưu trữ dữ liệu kinh doanh với Google Vault

Google Vault cho phép bạn lưu trữ dữ liệu quan trọng miễn là bạn cần, ngay cả từ các tài khoản bị tạm ngưng. Bạn có thể đặt các quy tắc lưu giữ và lưu giữ trên một số ứng dụng Google Workspace nhất định để bảo vệ dữ liệu người dùng – ngay cả từ các tài liệu đã xóa và tài khoản bị tạm ngưng. Điều này giúp ngăn ngừa mất dữ liệu khi nhân viên rời công ty và có thể giúp nhóm pháp lý của bạn vượt qua các vấn đề tiềm ẩn.

Tìm kiếm toàn cầu giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trong dữ liệu của mình và nội dung có thể được xuất sang các định dạng có thể in được nếu cần. Bạn cũng có thể sử dụng Google Vault để theo dõi hoạt động của người dùng và xem các tìm kiếm, lượt xem nội dung và truy xuất của họ.

11. Tạo trang web Doanh nghiệp với Google Sites 

Cần một trang web cho công ty khởi nghiệp của bạn? Hoặc có lẽ bạn là một công ty đã thành lập và cần một cách tương tác mới để chia sẻ thông tin với khách hàng hoặc nhóm từ xa của bạn?

Với Google Sites, nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau để tạo ra các trang web hấp dẫn, chất lượng cao – không cần kinh nghiệm lập trình. Họ có thể dễ dàng kéo nội dung từ các ứng dụng Google Workspace và kéo – thả nó vào các lưới hoặc mẫu. Họ cũng có thể đồng chỉnh sửa dự án, thêm nhận xét và quản lý quyền truy cập giống như cách họ làm trong Tài liệu.

XEM THÊM: Cách tạo Web miễn phí trên Google mới nhất 2021

12. Nhận dữ liệu về năng suất và insights do AI hỗ trợ

Google Workspace thúc đẩy machine learning, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và các dạng AI khác để loại bỏ xung đột, tự động hóa các tác vụ đơn giản và trang bị cho nhóm của bạn các insights dựa trên dữ liệu mà họ cần để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

Ví dụ: khi nhân viên đặt cuộc họp ảo trong Lịch, Trợ lý Google sẽ tự động tìm thời gian và thêm các phòng được tối ưu hóa cho từng người tham dự. Tính năng Soạn thư thông minh trong Gmail theo đúng nghĩa đen có thể kết thúc câu của họ cho họ, trong khi Nudge nhắc họ trả lời tin nhắn. Google Trang tính cũng được tích hợp với BigQuery, vì vậy nhân viên có thể quản lý, phân tích và diễn giải một lượng lớn dữ liệu thô, theo thời gian thực một cách thuận tiện.

13. Cho phép trải nghiệm nhất quán trên các thiết bị

Google Workspace hoạt động trên mọi trình duyệt internet, nhưng Google Chrome cung cấp trải nghiệm tốt nhất. Người dùng có thể thiết lập thanh dấu trang Google Chrome và đồng bộ hóa Chrome trên tất cả các thiết bị họ sử dụng để truy cập Google Workspace, vì vậy, cho dù nhân viên của bạn đang sử dụng điện thoại thông minh, máy tính bảng hay máy tính xách tay, họ vẫn có thể duy trì quyền truy cập vào một máy tính để bàn được tối ưu hóa.

Tổng kết

ATPWeb mong rằng bài viết trên đã giúp các bạn biết thêm nhiều kiến thức bổ ích và nếu như bạn đang có nhu cầu xây dựng một chiến lược kinh doanh phù hợp với thương hiệu của mình, nhưng vẫn chưa tìm được giải pháp tối ưu nhất thì hãy liên hệ ngay với ATPWeb trong hôm nay để được tư vấn miễn phí nhé !

 

XEM THÊM:

> Cách tính tiền quảng cáo trên Google Ads như thế nào?

> Cách làm cho Google Analytics tuân thủ GDPR

> Squoosh – Công cụ nén ảnh của Google tối ưu SEO 2021

> Sử dụng Google Trends trong nghiên cứu thị trường (2021)