Feedback là gì? 6 Tips xử lý khi gặp feedback tiêu cực 2023

Feedback là gì? Chúng ta nghe thuật ngữ này mọi lúc, nhưng chúng ta có thực sự biết nó là gì và tại sao nó lại quan trọng như vậy không?

Thêm vào đó, cho dù mục đích của bạn là đang xem xét hiệu suất tại nơi làm việc, hoặc nhận ghi chú về một dự án sáng tạo nào đó thì phản hồi tiêu cực có khả năng gây ra sự chán nản. May mắn thay, với một vài kỹ năng giao tiếp đơn giản, bạn có thể học cách xem phản hồi tiêu cực theo một khía cạnh mới và sử dụng nó như một công cụ để hoàn thiện bản thân

Tất cả những câu hỏi trên: Feedback là gì? và cách để xử lý khi gặp những feedback tiêu cực từ khách hàng đều sẽ được giải đáp trong bài viết này. Hãy cùng nhau tìm hiểu nhé!!!

Feedback là gì?

Thuật ngữ ‘Feedback’ được sử dụng để mô tả thông tin hữu ích hoặc lời chỉ trích về hành động hoặc hành vi trước đây từ một cá nhân, được truyền đạt cho một cá nhân khác (hoặc một nhóm), người có thể sử dụng thông tin đó để điều chỉnh và cải thiện các hành động và hành vi hiện tại hoặc tương lai.

Hoạt động Feedback/phản hồi xảy ra khi một môi trường phản ứng với một hành động hoặc hành vi. Ví dụ: “feedback khách hàng” là phản ứng của người mua đối với các sản phẩm, dịch vụ hoặc chính sách của công ty; và ‘feedback về hiệu suất của nhân viên’ là phản ứng của nhân viên đối với phản hồi từ người quản lý của họ – việc trao đổi thông tin liên quan đến cả hiệu suất dự kiến ​​và hiệu suất được thể hiện.

Tất cả mọi người đều có thể được hưởng lợi từ các Feedback. Cả ý thức chung và nghiên cứu đều làm rõ điều này – phản hồi và cơ hội sử dụng phản hồi đó giúp cải thiện và nâng cao, cho dù là cá nhân, nhóm, doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh, công ty hay tổ chức – và thông tin đó có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định sáng suốt hơn. Nó cũng cho phép chúng ta xây dựng và duy trì giao tiếp với những người khác.

5 lý do tại sao Feedback lại quan trọng

Feedback hiệu quả, cả tích cực và tiêu cực, đều rất hữu ích. Phản hồi là thông tin có giá trị sẽ được sử dụng để đưa ra các quyết định quan trọng. Các công ty hoạt động hàng đầu là những công ty hoạt động tốt nhất bởi vì họ luôn tìm kiếm các cách để làm cho hoạt động tốt nhất của mình thậm chí còn tốt hơn.

Đối với các công ty hoạt động hàng đầu, “cải tiến liên tục” không chỉ là một câu cửa miệng phô trương. Đó là trọng tâm thực sự dựa trên Feedback từ toàn bộ tổ chức – khách hàng, người dùng, nhân viên, nhà cung cấp, đối tác và các bên liên quan. Các công ty hoạt động hàng đầu không chỉ giỏi chấp nhận phản hồi, họ còn cố ý yêu cầu phản hồi. Và họ biết rằng phản hồi chỉ hữu ích khi nó nêu bật điểm yếu cũng như điểm mạnh.

Phản hồi hiệu quả mang lại lợi ích cho người cho, người nhận và tổ chức rộng lớn hơn. Dưới đây sẽ nêu rõ năm lý do thể hiện tầm quan trọng của Feedback là gì.

1. Thông tin Feedback tồn tại hàng ngày

Nếu bạn hỏi ai đó trong tổ chức của mình khi phản hồi xảy ra, họ thường sẽ đề cập đến một cuộc khảo sát nhân viên, đánh giá hiệu suất hoặc đánh giá đào tạo. Trên thực tế, việc Feedback luôn ở xung quanh chúng ta. Mỗi khi chúng tôi nói chuyện với một người, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, v.v., chúng ta truyền đạt Feedback. Trên thực tế, không thể không đưa ra phản hồi.

2. Feedback là cách lắng nghe hiệu quả

Cho dù Feedback được thực hiện bằng lời nói hay thông qua khảo sát, người cung cấp Feedback cần biết họ đã được hiểu (hoặc nhận được) và họ cần biết rằng Feedback của họ cung cấp một số giá trị. Khi tiến hành khảo sát, hãy luôn giải thích lý do tại sao Feedback của người trả lời lại quan trọng và Feedback của họ sẽ được sử dụng như thế nào.

3. Thông tin Feedback có thể thúc đẩy

Bằng cách yêu cầu Feedback, nó thực sự có thể thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn. Nhân viên muốn cảm thấy có giá trị và đánh giá cao việc được yêu cầu cung cấp Feedback có thể giúp hình thành các quyết định kinh doanh. Và Feedback từ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác và các bên liên quan có thể được sử dụng để thúc đẩy xây dựng quan hệ làm việc tốt hơn.

4. Feedback có thể cải thiện hiệu suất

Feedback thường bị nhầm với chỉ trích. Trên thực tế, những gì được coi là chỉ trích tiêu cực thực sự là những lời chỉ trích mang tính xây dựng và là thông tin Feedback tốt nhất có thể giúp đưa ra các quyết định tốt hơn để cải thiện và tăng hiệu suất.

5. Feedback là một công cụ để tiếp tục học hỏi

Đầu tư thời gian để hỏi và tìm hiểu về trải nghiệm của những người khác khi làm việc với tổ chức của bạn. Feedback liên tục là rất quan trọng trong toàn bộ tổ chức để duy trì mục tiêu, tạo chiến lược, phát triển cải tiến sản phẩm và dịch vụ, cải thiện mối quan hệ, v.v. Tiếp tục học hỏi là chìa khóa để cải thiện.

6 mẹo để xử lý các Feedback tiêu cực

Thực hành những lời khuyên này trong các tình huống thực tế có thể dần dần giúp bạn quen với việc chấp nhận những phản hồi tiêu cực thay vì sợ hãi nó.

Đặt câu hỏi làm rõ

Phản hồi mơ hồ không hữu ích đối với bất kỳ bên nào liên quan — người nhận không biết cách hành động và do đó, người Feedback sẽ không nhìn thấy những thay đổi mà họ mong đợi. Khi chấp nhận Feedback, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu ý định thực sự của khách hàng/người feedback. Nếu có điều gì chưa rõ, hãy đặt câu hỏi để làm rõ những gì cụ thể bạn có thể làm để khắc phục sự cố hoặc cải thiện hiệu suất của mình.

Feedback tiêu cực không phải công kích cá nhân

Feedback tiêu cực tốt là về hành động của bạn hoặc hành vi của bạn, không phải về con người của bạn. Đừng để những Feedback gay gắt làm giảm sự tự tin của bạn vì giá trị bản thân của bạn không liên quan đến quan điểm của người khác về bạn.

Thường xuyên hỏi ý kiến ​​Feedback

Khi bạn cố gắng yêu cầu những người khác trong cuộc sống của bạn Feedback trung thực, điều đó cho phép bạn cảm thấy thoải mái với những lời chỉ trích mang tính xây dựng. Ngoài ra, yêu cầu Feedback thường xuyên hơn có nghĩa là bạn sẽ nhận được Feedback ở các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

Ví dụ, nếu bạn chỉ nhận được phản hồi tại nơi làm việc mỗi năm một lần vào bản đánh giá hàng năm, thì sếp của bạn có thể có một danh sách dài những lời chỉ trích. Nhưng nếu bạn kiểm tra với sếp hàng quý để hỏi về hiệu suất của bạn, sếp của bạn có thể không có nhiều phản hồi mới để đưa ra sau khi đánh giá hàng năm của bạn đến.

Dành thời gian để xử lý cảm xúc của bạn

Bạn rất dễ có phản ứng xúc động khi nghe những lời nhận xét tiêu cực. Nếu phản ứng tức thì của bạn là tức giận hoặc phòng thủ, hãy hít thở sâu, giữ bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc của bạn. Miễn là người phê bình của bạn đưa ra phản hồi của họ một cách nhã nhặn, bạn cũng nên thể hiện sự tôn trọng tương tự đối với họ. Sau khi quá trình Feedback kết thúc, bạn có thể giải tỏa cảm xúc của mình ở nơi riêng tư hoặc trút bầu tâm sự với người thân yêu để không khiến cảm xúc của mình bị chai sạn trong lòng.

Nhìn nhận Feedback từ quan điểm của người phê bình

Để tránh nhận phản hồi theo hướng tiêu cực, hãy đặt mình vào vị trí của người phê bình. Nhìn nhận tình hình từ một khía cạnh khác thường giúp bạn nhận ra rằng những gì bạn có thể chấp nhận được có thể lại không phù hợp với người khác.

Xác định xem Feedback mang tính xây dựng hay phá hoại

Hãy ghi nhớ những Feedback mang tính xây dựng, nhưng hãy cảnh giác với những Feedback mang tính phá hoại nội bộ. Làm thế nào để bạn cho biết sự khác biệt giữa hai loại chỉ trích này?

• Phê bình mang tính xây dựng có ý định tạo ra thay đổi tích cực, đưa ra các đề xuất cụ thể về cách cải thiện và xuất phát từ mục đích tốt rõ ràng.
• Mặt khác, một người đưa ra những lời chỉ trích mang tính hủy hoại có thể không đưa ra lý do đằng sau lời chỉ trích của họ, có thể có động cơ thầm kín và có thể sử dụng ngôn từ hạ thấp phẩm giá.

Nếu người phê bình của bạn dường như không muốn giúp bạn ngay từ đầu, thì điểm mấu chốt là có lẽ không đáng để những lời chỉ trích tiêu cực của họ ảnh hưởng đến hành động của bạn.

 

Trên đây là những quan điểm, đánh giá có thể sẽ giúp bạn trong việc tiếp nhận và xử lý các Feedback dù tích cực hay tiêu cực, cũng như biết Feedback là gì để phân biệt với chỉ trích, công kích cá nhân. Chúc các bạn thành công!!

 

XEM THÊM:

> PR Online là gì? PR Online khác gì so với PR truyền thống?

> KPI là gì? 5 Lợi ích của bảng báo cáo KPI đối với doanh nghiệp

> 10+ NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ HÀI LÒNG CỦA KHÁCH HÀNG

> CHECKLIST ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN CONTENT CHO NGƯỜI KHÔNG CHUYÊN