ERP là gì? Ưu nhược điểm của ERP [2022]

Bạn đang khởi nghiệp từ kinh doanh? Bạn đang muốn công việc của mình đạt hiệu quả cao và tăng doanh thu nhanh chóng? Bạn chưa biết sử dụng loại phần mềm nào để nâng tầm thương hiệu và quản lý nhân viên dễ dàng nhất. Hãy sử dụng ERP. Đây là mô hình công nghệ ứng dụng cao mà bạn đang kiếm tìm. Vậy ERP là gì? Ưu nhược điểm của ERP [2022]. Hãy theo chân chúng tôi cùng khám phá ngay bây giờ.

Phần mềm ERP là gì?

ERP (viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning) nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…

Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:

Kế toán tài chính (Finance)
Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
Quản lý mua hàng (Purchase Control)
Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
Quản lý dự án (Project Management)
Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
Quản lý dịch vụ (Service Management)
Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
Báo cáo thuế (Tax Reports)
Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Một số phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…

Ưu điểm của hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Tạo lợi thế cạnh tranh

Phần mềm ERP là công cụ tạo nên lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ của mỗi doanh nghiệp.

Các phân hệ chức năng của ERP như: quản trị sản xuất; quản lý chuỗi cung ứng; quản trị nguồn nhân lực (HR); quản lý khách hàng(CRM);…cho phép người dùng lưu trữ, tìm kiếm và khai thác dữ liệu nhanh chóng và chính xác; hiệu quả thực hiện công việc tăng đáng kể, tiết kiệm chi phí cũng như thời gian.

Các yêu cầu của khách hàng được xử lý kịp thời nhờ quy trình tập trung, tự động và đảm bảo sự tương tác chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan. Khách hàng càng hài lòng với dịch vụ, sản phẩm của bạn thì vị thế của bạn trên thị trường càng vững chắc so với các đối thủ.

Cải thiện hiệu quả quy trình hoạt động

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp sẽ loại bỏ các quy trình thủ công, được lặp đi lặp lại làm tốn thời gian và nhân sự thực hiện. Ví dụ: ERP giảm bớt giấy tờ hồ sơ; nếu trước đây để tìm một bản báo cáo hay hồ sơ nhân viên bạn phải tìm kiếm trong “núi” tài liệu, toàn giấy là giấy; thì nay trên hệ thống bạn chỉ cần “click chuột” là có ngay kết quả.

Các thông tin, dữ liệu được quản lý tập trung trên một hệ thống. Tất cả các cá nhân, bộ phận, phòng/ban cùng làm việc trên một dữ liệu thống nhất và chính xác; nhờ đó tránh được tình trạng sai sót, chậm tiến độ công việc do mỗi người hiểu một kiểu.

Tăng cường sự hợp tác

Rất nhiều người quản lý than phiền rằng nhân viên của họ dường như không kết nối với nhau khi làm việc; giữa họ không có sự phối hợp ăn ý cũng như thiếu sự đoàn kết khi tiến hành công việc. Một trong những nguyên nhân chính là vì họ không được phân công nhiệm vụ cụ thể về vai trò, quyền hạn cũng như không nắm danh sách những người có liên quan.

Với cách quản lý thủ công truyền thống, các thông tin truyền miệng hoặc ghi vội ở đâu đó khiến cho người thực hiện cảm thấy mơ hồ khi bắt tay vào thực hiện. Ngược lại, với sự phân công rõ ràng, chi tiết trên hệ thống ERP; mỗi phòng ban, cá nhân dễ dàng biết được mình cần làm gì; phối hợp với ai, nguồn lực hiện có như thế nào; kế hoạch phát triển sắp tới,…

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp còn đảm bảo mọi cá nhân chủ động thực hiện công việc linh hoạt; không bị giới hạn bởi địa lý, thời gian khi mà thông tin, dữ liệu luôn sẵn có và chính xác.

Tiết kiệm chi phí

Dựa vào phần mềm, bạn có thể xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp. Các kế hoạch sản xuất; kinh doanh bán hàng; kế hoạch tiếp thị truyền thông, nhân sự;…đảm bảo tính chính xác từ số liệu thực tế theo thời gian thực; cho phép đầu tư vào những hạng mục cần thiết và hợp lý.

Ngoài ra, các chi phí phát sinh do cách làm thủ công trước đây cũng được cắt giảm hiệu quả; giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa.

Dữ liệu đáng tin cậy

Với khả năng cập nhật theo thời gian thực, ERP cải thiện độ chính xác và nhất quán của dữ liệu. Đảm bảo người dùng sử dụng dữ liệu chính xác, an toàn mà không xảy ra lỗi. Đây là cơ sở quan trọng để thiết lập hệ thống báo cáo giúp người quản lý đưa ra quyết định đúng đắn.

Dữ liệu trên hệ thống được phân quyền; chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập và sử dụng dữ liệu; tránh tình trạng thông tin bị tiết lộ khi chưa chính thức hoặc lộ bí mật kinh doanh, thông tin nhạy cảm,…

Hệ thống linh hoạt, tùy chỉnh dễ dàng

Một trong những ưu điểm của phần mềm ERP hiện nay chính là sự linh hoạt; có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp hay tích hợp dễ dàng các phần mềm đã có giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình hoạt động trên hệ thống hiện đại, tự động.

Triển khai ERP có thể tùy chỉnh theo ý không chỉ đem lại hiệu quả quản lý cao, tiết kiệm tối đa mà còn hỗ trợ bạn phát triển bền vững trong những giai đoạn tiếp theo; khi mà doanh nghiệp bạn mở rộng quy mô hoạt động hoặc tăng thêm nhân sự,…

Những nhược điểm của phần mềm ERP

Lợi ích mà phần mềm ERP mang lại là rất lớn. Tuy nhiên, khách quan mà nói thì phần mềm này cũng tồn tại một số nhược điểm.

Chi phí khá lớn

Bỏ ra số vốn khá lớn để mua phần mềm ERP nhưng vẫn không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiêp. ERP không cho phép tách rời từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc. Mà nó cố định trong một gói với chi phí rất lớn. Trong khi đó đa số các doanh nghiệp lại không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ trong đó. Gây lãng phí lớn khi phải mua cả gói.

Tốc độ triển khai chậm

ERP không đáp ứng được việc triển khai giải pháp công nghệ với tốc độ làm việc của bên cung cấp phần mềm và tốc độ làm quen với phương thức làm việc mới của doanh nghiệp. Hệ thống cồng kềnh, vấn đề bảo mật, yêu cầu sao lưu và khôi phục dữ liệu cũng phải tính toán thật kĩ lưỡng. Mới đảm bảo ổn định vận hành cho toàn hệ thống.

Khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi

Khi doanh nghiệp muốn nâng cấp hay cải tiến công nghệ mới để thức thời hơn trong kỷ nguyên 4.0. Thì giải pháp ERP gặp bất lợi bởi doanh nghiệp phải tạm ngưng hoạt động và lập trình lại hệ thống ERP.

Nguồn: Tổng hợp

Lời kết

Qua bài viết trên của ATP Web đã cung cấp đến các bạn đọc một số thông tin về hữu ích. ATPWeb mong rằng bài viết trên đã giúp các bạn biết thêm nhiều kiến thức hữu ích.. Cảm ơn các bạn đã dành nhiều thời gian để xem qua bài viết này nhé.

ATPWEB – XÂY DỰNG NGÔI NHÀ ONLINE

Liên hệ: