Tìm hiểu về Email Hosting và ứng dụng Email Hosting năm 2020

Tìm hiểu về Email Hosting và ứng dụng Email Hosting năm 2020 – Cùng với Web hosting thì Email Hosting cũng rất quan trọng trong việc quảng bá cho thương hiệu, hình ảnh của công ty hoặc tổ chức của bạn. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu về Email Hosting và những ứng dụng cũng như lưu ý khi dùng Email Hosting.

Xem thêm: Web hosting là gì? Nên sử dụng loại web hosting nào?

Email Hosting là gì?

Email Hosting là dịch vụ email hoạt động trên một hệ thống hosting độc nhất với tên miền riêng. Email Hosting có khả năng tuyệt mật cao, cho phép quý khách hàng tùy chỉnh kết cấu lẫn số lượng tài khoản.

Nếu bạn để ý thì trong các mail thông tin hoặc mail quảng cáo, bạn có thể dễ dàng nhận ra các mail này thường sẽ theo cấu trúc: [email protected]. Nếu như sau dấu @, tên email có chứa tên miền riêng đã được đăng ký của công ty thì nó chính là email Hosting.

Vì vậy khi vận dụng chúng, công ty có thể giảm bớt đến mức tối đa khả năng email quảng cáo hoặc công việc của mình bị chuyển sang phần thư spam của khách hàng, đồng thời tăng độ tin tưởng và tỉ lệ mở, đọc email.

Lợi ích của email Hosting là gì?

Từ khái niệm Email Hosting cụ thể phía trên, có thể bạn đã phần nào khái quát ích lợi của email hosting đối với hoạt động marketing, quảng bá của công ty và doanh nghiệp. Tuy nhiên, dịch vụ Email hosting này vẫn còn đem đến rất nhiều ưu thế khác như:

• Điều đáng chú ý đầu tiên đó là Email Hosting đảm bảo tính bảo mật rất cao, hạn chế thư spam, blacklist IP và giữ đường truyền mail thông suốt trong lúc chuyển gửi,…
• Hạn chế mail bị chuyển sang mục spam.
• Vận dụng tên miền riêng, trực tiếp nâng cao tính năng nhận diện Brand và tạo ấn tượng với người dùng.
• Tên email có chứa tên miền cũng khiến sự chuyển giao nội dung nội bộ lẫn bên ngoài – với quý khách hàng, đối tác trở nên chuyên nghiệp hơn, tăng tỉ lệ nhận và mở mail.

Tại sao công ty nên dùng email Hosting?

Bên cạnh những ích lợi trên, email Hosting còn có các khả năng khác nhau hỗ trợ mạnh mẽ cho các doanh nghiệp là:

• Hệ thống email Hosting chuyên dụng mang đến các tùy chọn lưu trữ lớn hơn cho truyền thông trong bán hàng. Đáng chú ý, chúng còn có định dạng tối ưu trên rất nhiều thiết bị điện tử phổ biến, VD như điện thoại điện thông minh, máy tính bảng…
• Khách hàng có khả năng đơn giản quản trị, tùy chỉnh cấu trúc và số lượng tài khoản email với số lượng lớn. Cùng lúc đó email Hosting cũng cho phép bạn gửi thư kèm các file dung lượng lớn và lượt trao đổi cao.
• Tính bảo mật nội dung cao, dễ dàng theo dõi, quản trị email trên máy chủ phát hành và có bản backup đề phòng sự cố xuất hiện trên máy chủ này.

Sự khác biệt giữa Website Hosting và Email Hosting là gì?

Bên cạnh email Hosting, Web Hosting cũng là thuật ngữ xoay quanh đến phương diện truyền thông trong kinh doanh của các công ty, tổ chức. Trước đây, hai loại hosting này được tích hợp trên cùng một máy chủ. Tuy nhiên hiện nay, chúng đã được lưu trữ riêng trên từng máy tách biệt.

Trên thực tế, Web Hosting và Email Hosting có khái niệm và công dụng hoàn toàn khác nhau. Có thể nhắc đến như sau:

• Website Hosting đóng vai trò là nơi lưu giữ tất cả các nội dung xoay quanh đến Website của tổ chức, từ tư liệu, hình ảnh đến các hoạt động giao dịch trao đổi nội dung giữa cơ quan và khách hàng trên Internet.
• Email Hosting là hệ thống lưu trữ các email thư điện tử giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc nội bộ tổ chức. Tmail Hosting có tính tuyệt mật cao và độc quyền cho hình ảnh của công ty thông qua tên miền trên tài khoản.

Làm thế nào để thành công với mail Hosting?

Email Hosting có tính tuyệt mật cao và một số tính năng tuyệt vời khác rất có ích cho hoạt động kinh doanh. Tuy vậy, bạn vẫn cần biết vài mẹo sau để có thể quảng cáo tốt bằng phương tiện này. Các nguyên tố cấu thành Email Hosting hiệu quả và chuẩn là:

• Chọn nhà phân phối uy tín
• Chuẩn tên email
• Chú trọng bảo mật hệ thống
• Phổ biến các quy định rõ ràng
• Ứng dụng những phần mềm không mất phí

Chọn nhà phân phối uy tín

Chọn lựa nhà phân phối uy tín là tiêu chí đầu tiên và rất quan trọng để tránh sự cố phát sinh lẫn tình huống bị rò rỉ thông tin không đáng có khi vận dụng dịch vụ. Bạn có thể tham khảo nhiều doanh nghiệp khác nhau trước khi lựa chọn. Tuy vậy, một doanh nghiệp cung cấp mail Hosting uy tín và chuyên môn thường bao gồm các đặc điểm sau:

• Hỗ trợ khách hàng xuyên suốt 24/7
• Hạn chế tối đa trạng thái thư spam, blacklist IP
• Bảo mật tối đa bằng hệ thống email server chuyên dụng
• Mang lại bố cục và giao diện quản trị trực quan, giúp người dùng dễ dàng sử dụng mail
• Hỗ trợ chuyển tải nội dung, dữ liệu đến người dùng thuận lợi
• Có tỷ lệ Email hợp lệ vào inbox cao
• Email được gửi có thông báo trực tiếp đến các hộp thư điện tử khác như Google, Webmail, Yahoo…

Chuẩn tên email

Tên Email là ấn tượng đầu tiên đối với người nhận. Vì lẽ đó, để email hosting có được hiệu quả vốn có, tên mail phải đáp ứng các yêu cầu:

Chọn tên ngắn gọn, ý nghĩa

Email Hosting cho phép quý khách hàng đặt tên miền độc quyền cho thương hiệu của tổ chức. Nếu công ty có tên ngắn thì có thể giữ nguyên; thế nhưng, nếu cái tên đó quá dài thì bạn nên viết tắt cho ngắn gọn. Tuy nhiên, chúng vẫn phải đảm bảo khả năng nhận diện thương hiệu và đảm bảo tránh trùng lặp với tên của những tổ chức khác.

Đặt tên hệ thống nhóm, phòng ban rõ ràng

Trong nội bộ, việc đặt tên email để phân biệt giữa các nhóm, phòng ban là cần thiết để tránh gây nhầm lẫn. Bên cạnh đấy, email của từng nhân viên tham gia hệ thống mail Hosting nên tuân theo một quy tắc đồng nhất.

Tạo cấu trúc thống nhất

Nên đặt tên hệ thống Web, blog, kênh mạng xã hội và các kênh truyền thông khác theo cấu trúc thống nhất để tạo tính chuyên nghiệp giữa các kênh quảng bá của doanh nghiệp. Chưa hết, địa chỉ của các kênh này nên dùng tên miền của mail. Ví dụ như: mail của công ty có đuôi là @atpweb.vn thì Facebook cũng nên có cấu hình là https://www.facebook.com/atpweb.vn/

Đặt tên tránh gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác

Trước khi đặt tên Email Hosting cho doanh nghiệp, bạn nên thử tìm hiểu trước để tránh các tên miền đã được đăng ký bản quyền nhằm tránh nhầm lẫn. Thậm chí, nếu không may tổ chức trùng tên đấy không còn hoạt động hay có những thông tin xấu thì vô tình, chúng cũng sẽ liên quan đến công ty của bạn.

Tránh đặt tên nhạy cảm

Chú ý tránh sử dụng những từ ngữ dễ gây hiểu lầm về ý nghĩa hoặc quá phức tạp để tránh tạo tác động xấu lên hình ảnh thương hiệu.

Chú trọng bảo mật hệ thống

Vận dụng dịch vụ email Hosting có thể mang lại nhiều tiện ích cho kinh doanh. Tuy nhiên, một khi xuất hiện sự cố, nó sẽ xuất hiện thì sẽ ảnh hưởng phần lớn hệ thống email của bạn. Vậy nên hãy chọn lựa các nhà phân phối uy tín để tăng cường tính tuyệt mật thông tin cho mình.

Phổ biến các quy định rõ ràng

Khi sử dụng email Hosting, công ty cần phổ biến các quy định rõ ràng đối với các cá nhân, tập thể về việc dùng tài khoản email như: chỉ vận dụng email cho công việc chung của công ty; các nhóm, phòng ban nên dùng email riêng, tránh gây nhầm lẫn để hỗ trợ khách hàng hiệu quả; nên vô hiệu hóa tài khoản đối với nhân viên đã thôi việc tránh các trường hợp xấu xảy ra…

Ứng dụng những phần mềm không mất phí

Bạn có thể tận dụng những phần mềm cung cấp dịch vụ email Hosting miễn phí như Zoho, Yandex, Hotmail… Để cắt giảm một chi phí kha khá dành cho marketing. Chúng có thể bao gồm các gói dịch vụ miễn phí và trả phí.

Các gói không mất phí cung cấp không nhiều dung lượng. Cùng lúc đó giới hạn số lượng tài khoản email đáng kể cho người dùng. Bởi vậy, nếu có quá là nhiều nhân viên, bạn nên cân nhắc mua các gói dịch vụ.

Nếu như có nhu cầu tăng số lượng tài khoản email và dung lượng, bạn cũng có thể nâng cấp lên gói trả phí để vận dụng dịch vụ tốt hơn. Chú ý, vì các nguồn này là miễn phí nên tính bảo mật của chúng sẽ thấp hơn.

​Kết luận

Email Hosting có rất nhiều những lợi ích cho doanh nghiệp khi được sử dụng đúng cách. Chúc các bạn thành công!!