Mục lục

Webinar là gì? 10 Bước cơ bản để tạo Webinar

Trong những năm vừa qua, các hoạt động truyền thông và loại hình tổ chức sự kiện truyền thống đã bị hạn chế, khiến cho hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp đều gặp khó khăn trong việc quảng bá và tiếp cận đối tượng mục tiêu của mình.

Và để khắc phục được tình trạng này, thì giải pháp hoàn hảo nhất chính là tổ chức các sự kiện trực tuyến, điển hình như Webinar – Hội thảo trên Web, một loại hình sự kiện trực tuyến có tầm ảnh hưởng mạnh mẽ đối với công chúng.

Nếu như bạn đang có ý định áp dụng hình thức này để thu hút nhóm công chúng mục tiêu của mình, thì hãy tiếp tục theo dõi bài viết sau đây, để hiểu rõ hơn về khái niệm và ưu điểm của Webinar, cũng như các bước để tạo ra một buổi Hội thảo trên Web hiệu quả nhất.

Webinar là gì?

Webinar là các sự kiện, bản trình chiếu video, hội thảo, các buổi đào tạo hoặc các bài giảng trong lớp học được lưu trữ và phân phối trực tuyến bằng phần mềm hội thảo trên Web.

Điều làm cho loại hình sự kiện trực tuyến này trở nên hiệu quả chính là các buổi hội thảo trên Web thường mang tính tương tác cao, thông qua một hình thức giao tiếp hai chiều, trong đó cả người tham dự và người trình bày đều cung cấp, tiếp nhận và chia sẻ thông tin với nhau trong thời gian thực.

Webinar Event Online scaled ATPWeb - Khởi Tạo Ngôi Nhà Online

Ưu điểm của Webinar

Webinar là sự kiện trực tuyến nên rất thuận tiện cho cả người trình bày và người tham dự, vì bạn có thể tổ chức và tham dự Webinar ngay từ văn phòng (hoặc nhà riêng) của bạn.

Cho dù mục tiêu của buổi hội thảo là trình bày cho một đội ngũ nội bộ hay một nhóm công chúng với quy mô lớn có hơn 100 người tham dự, Webinar đều có thể hoạt động tốt trong cả hai trường hợp này.

Ngoài ra, Webinar có thể được ghi hình trước và phát trực tiếp bất cứ lúc nào cho người tham gia. Điều này giúp họ dễ dàng thiết lập, sử dụng lại và tiết kiệm ngân sách hơn so với các sự kiện trực tiếp.

Uu diem cua Webinar ATPWeb - Khởi Tạo Ngôi Nhà Online

Cách để tổ chức Webinar

Bước 1: Nghiên cứu và lựa chọn chủ đề

Trước hết, chủ đề của bạn cần phải nằm trong lĩnh vực hoặc có liên quan đến ngành nghề của bạn. Mọi người sẽ muốn tham dự Webinar của bạn hơn, nếu họ biết được bạn là người có thẩm quyền nhất định trong ngành của bạn.

Trong trường hợp bạn muốn trình bày về một chủ đề mà bạn không phải là người có thẩm quyền, hoặc không có kiến thức chuyên môn, hãy cân nhắc mời một diễn giả khách mời là một chuyên gia trong lĩnh vực đó.

Đừng làm lựa chọn các chủ đề quá cao cấp hoặc mang tính chung chung. Hãy bắt đầu xác định chủ đề của bạn bằng cách trả lời những câu hỏi mà khán giả của bạn đang thắc mắc hoặc tìm cách giải quyết một vấn đề cụ thể mà họ gặp phải.

Chon chu de cho Webinar ATPWeb - Khởi Tạo Ngôi Nhà Online

Bước 2: Chọn định dạng Webinar

Xác định cách thức tốt nhất để trình bày chủ đề của bạn có thể giúp bạn cấu trúc Webinar của mình hiệu quả hơn. Điều này liên quan đến việc chọn một định dạng sẽ bổ sung cho mục tiêu của bạn. Dưới đây là một số định dạng phổ biến:

  • Video trực tiếp: loại Webinar phổ biến nhất. Webinar video trực tiếp có xu hướng thu hút được nhiều sự tham gia nhất.
  • Video được ghi lại trước: hầu hết các Webinar đều diễn ra trực tiếp, nhưng bạn luôn có thể ghi lại hội thảo trực tiếp trên web và những người tham gia trong tương lai có thể đăng ký tham gia nếu họ muốn. Lý tưởng nhất cho các chủ đề Evergreen.
  • Văn bản: Hầu hết các công cụ Webinar đều được trang bị các tính năng trò chuyện bằng văn bản. Hỏi và trả lời câu hỏi của khán giả trong thời gian thực.
  • Bảng trắng: dùng để vẽ và giải thích các khái niệm quan trọng.
  • Khảo sát và thăm dò: muốn thu hút khán giả của bạn? Sử dụng các cuộc khảo sát và thăm dò ý kiến ​​để thu hút người tham dự, trả lời các câu hỏi và sắp xếp tất cả ở một nơi.
  • Cuối cùng, cách thức được nhiều người sử dụng nhất để tiến hành Webinar là tạo và trình bày một bản trình bày slide.

Webinar Format ATPWeb - Khởi Tạo Ngôi Nhà Online

Bước 3: Xác định Cấu trúc & Xây dựng nội dung

Không có quy tắc cụ thể trong việc thiết lập thời gian của buổi hội thảo, tất cả đều phụ thuộc vào chủ đề của bạn và sự tương tác của khán giả. Hầu hết các Webinar kéo dài từ 30 đến 60 phút. Bản thân bài thuyết trình có thời lượng 30-45 phút, sau đó là 15 phút tương tác với khán giả (Q&A).

Bạn có thể thỏa sức sáng tạo nội dung của mình, nhưng hầu hết các Webinar đều có cấu trúc như sau:

  • Chào mừng khán giả
  • Giới thiệu sơ lược
  • Bắt đầu bài thuyết trình
  • Sự kết luận
  • Hỏi & Đáp
  • CTA
Cấu trúc nội dung minh họa của Webinar
Cấu trúc nội dung minh họa của Webinar

Bước 4: Chọn nền tảng/ công cụ để tổ chức Webinar

Một số nền tảng Webinar phổ biến như WebinarJam and GoToWebinar, Zoom, YouTube Live, ClickMeeting, Webinarninja, Webinar của Kaltura.

Một số tính năng cần có khi lựa chọn nền tảng Webinar:

  • Các công cụ trình bày như bảng tương tác, chia sẻ ghi chú, phòng trò chuyện, chia sẻ màn hình, v.v.
  • Các tính năng xây dựng thương hiệu, để làm cho không gian Webinar của bạn có thể được nhận diện ngay lập tức, với biểu trưng, ​​màu sắc, hình ảnh, v.v.
  • Truy cập trong trình duyệt vào Webinar, thông qua một URL chuyên dụng. Không cần cài đặt hoặc tải xuống.
  • Giao diện người dùng Webinar liền mạch, nghĩa là bạn có thể truy cập trước để chuẩn bị không gian và bạn có thể quay lại sau, trong trường hợp bạn tổ chức một chuỗi Webinar.
  • Bản ghi lại được lưu trữ trên bộ nhớ đám mây để bạn có thể chỉnh sửa và sử dụng lại Webinar của mình sau sự kiện.
  • Phân tích Webinar, cho phép bạn đánh giá và cải thiện hiệu suất Webinar của mình
  • Tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có của bạn.
Một số nền tảng & công cụ tổ chức Webinar phổ biến nhất hiện nay
Một số nền tảng & công cụ tổ chức Webinar phổ biến nhất hiện nay

Bước 5: Tạo trang đăng ký

Khi bạn đã chọn nền tảng của mình, bạn có thể bắt đầu thiết lập trang đăng ký Webinar của mình. Đây thực chất là một trang đích khuyến khích mọi người đăng ký tham gia.

Đầu tiên, hãy viết một vài gợi ý làm nổi bật chương trình Webinar của bạn. Tiếp theo, hãy đề cập đến thông tin của những người dẫn chương trình và những gì họ đã đạt được như kỹ năng, kiến thức chuyên môn.

Sau đó, đặt một biểu mẫu đăng ký nơi những người tham dự sẽ để lại thông tin liên hệ của họ và kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động rõ ràng.

Đừng quên đề cập đến ngày và giờ của hội thảo trên web của bạn trên trang đăng ký. Nếu bạn đang nhắm mục tiêu đến các đối tượng là nhân viên văn phòng, tốt nhất nên chọn thời điểm diễn ra vào buổi tối hoặc cuối tuần. Hãy nhớ đề cập đến múi giờ nếu bạn mong đợi những người tham dự từ khắp nơi trên thế giới.

Event Registration ATPWeb - Khởi Tạo Ngôi Nhà Online

Bước 6: Quảng bá hội thảo trên web của bạn

Nếu như bạn không quảng bá sự kiện ảo của mình, thì sẽ không có ai biết đến nó, hoặc công chúng mục tiêu của bạn sẽ không có hứng thú vì họ không biết được buổi hội thảo này sẽ mang lại giá trị gì cho họ.

Vì vậy, quá trình quảng bá Hội thảo trên Web có vai trò vô cùng quan trọng.

Tiếp thị hội thảo trên web không cần phải quá phức tạp, tất cả những gì bạn phải làm là tạo áp phích sự kiện, hình ảnh trên mạng xã hội cũng như các mốc thời gian của sự kiện để thông báo cho người tham dự về chương trình của sự kiện.

quang ba webinar ATPWeb - Khởi Tạo Ngôi Nhà Online

Bước 7: Sắp xếp không gian và chuẩn bị thiết bị

Chắc hẳn rằng bạn sẽ mong muốn buổi hội thảo trên web của mình sẽ được tổ chức trong một căn phòng yên tĩnh và không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn và sự quấy rầy bên ngoài.

Ngoài ra, hãy đặt điện thoại, máy tính bảng và các thiết bị khác của bạn ở chế độ im lặng. Bạn không muốn thông báo làm gián đoạn khi bạn đang trình bày.

Chuẩn bị thiết bị phù hợp là một điều kiện tiên quyết khác để tiến hành hội thảo trên web. Mặc dù bạn không cần đầu tư vào nhiều thiết bị, hãy đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập vào những thiết bị cơ bản như:

Máy ảnh: Bạn không cần phải mua một webcam HD bên ngoài cho hội thảo trên web của mình. Trước tiên hãy kiểm tra máy ảnh máy tính có sẵn hoặc điện thoại thông minh để ghi lại hội thảo trên web với chất lượng tốt nhất.

Micro: Thông thường thì âm thanh của các thiết bị như máy tính và điện thoại sẽ không đảm bảo được chất lượng, vì vậy mà bạn nên đầu tư vào các loại micro chuyên dụng.

Ánh sáng: Ví dụ như những loại đèn livestream có thể giúp cho chất lượng hình ảnh của bạn chất lượng hơn.

Thiết bị chiếu: Các buổi hội thảo thường bao gồm các Video, hình ảnh, bản trình chiếu để bổ sung thêm thông tin cho khán giả, vì vậy bạn cần đảm bảo rằng thiết bị của bạn có thể kết nối và chia sẻ các dữ liệu này.

Chuẩn bị các thiết bị dự phòng: một máy tính dự phòng sẵn sàng mang đi, pin dự phòng, dây cáp, đèn chiếu sáng,…

Khi lập danh sách kiểm tra hội thảo trên web, hãy đảm bảo thêm các yếu tố cần thiết này trong danh mục thiết bị.

setup webinar ATPWeb - Khởi Tạo Ngôi Nhà Online

Bước 8: Thử nghiệm

Dưới đây là một số câu hỏi mà bạn có thể tham khảo để lập danh sách kiểm tra cho quá trình thử nghiệm:

  • Các diễn giả khách mời của bạn đã ở chế độ chờ và sẵn sàng tham gia chưa? Kiểm tra mức độ âm thanh của thiết bị để đảm bảo rằng quá trình diễn ra hội thảo sẽ không xảy ra các vấn đề liên quan đến âm thanh.
  • Nền tảng của bạn đã sẵn sàng khởi động chưa? Bạn đã tải lên tất cả các tài liệu thuyết trình? Mọi thứ đã sẵn sàng để sử dụng chưa? Bạn có biết tất cả các tính năng của mình ở đâu và cách sử dụng chúng không? Mở Webinar và nhờ trợ lý công nghệ của bạn tham gia để thử nghiệm nền tảng.
  • Bạn đã có sẵn các ghi chú của mình chưa?
  • Thực hiện kiểm tra tốc độ kết nối Internet của bạn.

Quá trình thử nghiệm Webinar bao gồm:

  • Diễn tập phần giới thiệu và khai mạc, bế mạc sự kiện.
  • Tập dượt cho người dẫn chương trình và giới thiệu sự kiện.
  • Bao gồm các hạng mục quản lý quan trọng ở đầu sự kiện hoặc hội nghị.
  • Bạn sẽ đợi những người tham gia khác tham gia trong bao lâu trước khi sự kiện bắt đầu.
  • Cách người tham gia có thể tương tác: Cho họ biết bạn sẽ sử dụng những tính năng nào và cách truy cập chúng.

Thu nghiem Webinar ATPWeb - Khởi Tạo Ngôi Nhà Online

Bước 9: Tiến hành tổ chức & Theo dõi phản hồi

Gửi cho khán giả của bạn một email sau một hoặc hai ngày. Nhắc lại ngắn gọn những gì họ nhận được khi tham dự hội thảo trên web và cảm ơn họ đã tham dự.

Bạn có thể mời khán giả của mình điền vào một cuộc khảo sát. Nó sẽ giúp bạn đánh giá hiệu suất của hội thảo trên web của mình và cải thiện nó cho các sự kiện trong tương lai.

Chỉnh sửa bản ghi hội thảo trên web của bạn và thêm chú thích. Bạn có thể làm nhiều việc với bản ghi này. Bạn có thể gửi nó cho những người đăng ký không thể tham dự.

Bạn có thể đăng nó trên các kênh xã hội hoặc trang web của mình dưới dạng VOD để thu hút nhiều người chú ý hơn.

Webinar ATPWeb - Khởi Tạo Ngôi Nhà Online

Bước 10: Phân tích & Đánh giá kết quả để Cải thiện

Một cuộc khảo sát sẽ giúp bạn hiểu khán giả của bạn đón nhận hội thảo trên web như thế nào. Nhưng nền tảng hội thảo trên web của bạn phải có thể cung cấp cho bạn các chỉ số như tỷ lệ tham dự, tỷ lệ giữ chân và các nguồn đăng ký hàng đầu.

Nguồn cấp dữ liệu trò chuyện của hội thảo trên web của bạn cũng đóng vai trò như một nguồn thông tin phản hồi tuyệt vời.

Phân tích dữ liệu này và đối sánh chúng với mục tiêu và KPI của bạn để đánh giá xem hội thảo trên web của bạn có thành công hay không. Nó sẽ là nền tảng quyết định xem các sự kiện trong tương lai của bạn mang lại hiệu suất tốt hơn, thu thập và chuyển đổi số lượng khách hàng tiềm năng cao hơn nữa.

Analysis ATPWeb - Khởi Tạo Ngôi Nhà Online

Tham khảo thêm: Plugin Hội thảo dành cho Website để tổ chức sự kiện trực tuyến

Nguồn: Tổng hợp

ATPWeb mong rằng bài viết trên đã giúp các bạn biết thêm nhiều kiến thức hữu ích.

Nếu như bạn đang có nhu cầu xây dựng một Website phù hợp với thương hiệu của mình, nhưng vẫn chưa tìm được giải pháp tối ưu nhất thì hãy liên hệ ngay với ATPWeb trong hôm nay để được tư vấn miễn phí nhé!

ATPWEB – XÂY DỰNG NGÔI NHÀ ONLINE
Liên hệ:
Đánh giá bài viết post

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

LIÊN HỆ TƯ VẤN

Thiết Kế Web
BLOG
Đăng ký tư vấn
Thiết kế website
Đồng hành cùng ATP WEB

Đăng ký tư vấn Thiết kế website