Microsoft Office 365 và Google Workspace đều là những phần mềm không quá xa lạ đối với các doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay. Cả hai phần mềm này đều được sử dụng phổ biến ở nhiều quốc gia trên thế giới và việc xác định được đâu mới là phần mềm hiệu quả nhất vẫn là một vấn đề gây tranh cãi trong thị trường.
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các thông tin dữ liệu cũng như so sánh phần mềm Office 365 và Google Workspace, để giúp các doanh nghiệp có được cái nhìn khách quan hơn và biết được nên lựa chọn và sử dụng phần mềm nào cho hệ thống kinh doanh của mình.
So sánh Office 365 và Google Workspace: Nên sử dụng phần mềm khi kinh doanh
Giới thiệu sơ lược về Microsoft Office 365 và Google Workspace
Microsoft Office 365 là gói phần mềm dịch vụ thương mại cung cấp các phiên bản lưu trữ “đám mây” của các phần mềm thông dụng của Microsoft trong đó bao gồm: gói ứng dụng văn phòng Microsoft Office và các phần mềm máy chủ như Exchange Server, SharePoint Server, và Lync Server.
Với lịch sử hình thành lâu đời thì Microsoft Office được xem là bộ ứng dụng văn phòng thống trị mọi thị trường kinh doanh và gắn bó với vô số các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức trong nhiều năm qua.
Office 365 chứa các ứng dụng tương tự như các phiên bản truyền thống của Microsoft Office, chẳng hạn như Word, Excel, PowerPoint và Outlook, cũng như một bộ các ứng dụng và dịch vụ trực tuyến khác để lưu trữ tệp trên đám mây, giao tiếp an toàn và cộng tác bao gồm: Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Yammer và Microsoft Teams đều kết hợp với nhau để cung cấp trải nghiệm người dùng tuyệt vời.
Google Workspace
Mặc dù không có bề dày lịch sử lâu dài như Microsoft Office 365, nhưng Google Workspace vẫn là một đối thủ cạnh tranh đáng gờm, với ưu điểm vượt trội là sở hữu lượng dữ liệu “khổng lồ” được kế thừa từ công ty Google, G Suite – nay đã trở thành Google Workspace ngày càng được nhiều người tin tưởng và sử dụng hơn.
Google đã phát triển G Suite thành một trải nghiệm tích hợp hơn trên các công cụ giao tiếp và cộng tác của mình, đây cũng là lí do khiến G Suite đã được đổi tên thành Google Workspace để thể hiện chính xác hơn tầm nhìn của sản phẩm.
Tương tự như G Suite, tất cả các gói dịch vụ của Google Workspace đều cung cấp email tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn và bao gồm các công cụ cộng tác như Gmail, Lịch, Meet, Chat, Drive, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Biểu mẫu, Trang web, v.v.
Các yếu tố khác biệt của Microsoft Office 365 và Google Workspace
Chi phí của các gói đăng ký
Trong thực tế thì mọi người vẫn có thể sử dụng miễn phí một số ứng dụng trực tuyến từ cả hai phần mềm – bao gồm Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày cũng như Microsoft Word Online, Excel Online và PowerPoint Online. Nhưng các doanh nghiệp nên xem xét đăng ký G Suite và Office 365 trả phí nếu cần các tính năng quản lý và bảo mật. Dưới đây là bảng giá cơ bản của các gói đăng ký sử dụng Microsoft Office 365 và Google Workspace.
Các ứng dụng trong hệ thống phần mềm
Google Docs so với Microsoft Word
Để có thể quyết định xem đâu là ứng dụng thích hợp để xử lý văn bản rất đơn giản, việc đầu tiên là doanh nghiệp cần phải xác định yếu tố nào sau đây có vai trò quan trọng hơn đối với người dùng của bạn: cộng tác dễ sử dụng hay phạm vi tính năng chỉnh sửa và tạo tài liệu tốt nhất ?
Nếu người dùng có nhu cầu cộng tác với nhau thì Google Docs sẽ giúp bạn dễ dàng kết nối hơn. Ngược lại, nếu người dùng muốn sử dụng trình xử lý văn bản có đầy đủ tính năng và tìm thấy ở bất cứ đâu, thì Microsoft Word sẽ là lựa chọn thích hợp giúp quy trình làm việc của bạn dễ dàng hơn và hiệu quả hơn.
Google Sheets so với Microsoft Excel
Tương tự, để xác định rằng Excel hay Google Sheets sẽ tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn, thì hãy cùng trả lời câu hỏi sau: Người dùng trong công ty của bạn chủ yếu làm việc một mình trên bảng tính hay họ thường xuyên cộng tác với những người khác ?
Đối với những người chủ yếu làm việc một mình, chắc chắn Excel sẽ là giải pháp hoàn hảo nhất, với nhiều tuỳ chọn kiểu mẫu, biểu đồ, câu lệnh khác nhau mang lại những tính năng phong phú cho người dùng. Tuy nhiên, Google Sheets lại vượt xa Excel về các tính năng cộng tác trong thời gian thực, giúp người dùng dễ dàng chỉnh sửa và chia sẻ với mọi người hơn.
Gmail so với Microsoft Outlook
Nếu bạn thích sự đơn giản, bạn sẽ thích sử dụng Gmail hơn so với Outlook. Gmail có giao diện gọn gàng và ít lộn xộn hơn nhiều so với giao diện mặc định của Outlook, mang đến sự cân bằng tốt nhất giữa tính dễ sử dụng và các tính năng mạnh mẽ. Mặc dù hiện nay Outlook đã đạt được một số bước tiến trong việc thay đổi giao diện theo hướng dễ sử dụng hơn, thì trong thực tế Gmail vẫn chiếm ưu thế trong lĩnh vực trao đổi Email.
Gmail cung cấp một giao diện trực quan với các công cụ dễ sử dụng để hoàn thành công việc của bạn nhanh chóng. Nhưng Microsoft Outlook lại được thiết lập các tính năng tích hợp để tiết kiệm thời gian trong việc điều hướng, ví dụ: danh bạ và chức năng lịch là một trong những tính năng tích hợp của Outlook.
Những ứng dụng được liệt kê ở trên chỉ là một số ứng dụng cơ bản nhất được sử dụng trong kinh doanh, để giúp các doanh nghiệp phân biệt được một số điểm khác biệt trong hệ thống lập trình của cả hai phần mềm Microsoft Office 365 và Google Workspace, đối với những ứng dụng còn lại, doanh nghiệp có thể tuỳ theo đặc điểm ngành nghề và nhu cầu sử dụng của mình để tham khảo thông tin chi tiết trên trang chủ của Microsoft và Google.
Công cụ quản lý và bảo mật
Bên cạnh việc so sánh và phân tích các tính năng của ứng dụng thì doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến mức độ quản lý bộ ứng dụng và độ bảo mật dữ liệu của Microsoft Office 365 và Google Workspace, bởi vì cho dù tính năng có tốt đến thế nào cũng không thể bù đắp cho một hệ thống quản lý và bảo mật kém chất lượng.
Nhìn chung thì cả hai bộ sản phẩm đều bảo vệ dữ liệu của bạn bằng bảo mật cấp doanh nghiệp và cung cấp trung tâm bảo mật trung tâm để quản lý quyền và biện pháp bảo vệ của người dùng.
Nhiều người cho rằng chế độ xem “Essentials” trong trung tâm quản trị Microsoft 365 cho phép bạn hoàn thành các tác vụ phổ biến nhất một cách dễ dàng hơn. Về phía còn lại, Google Workspace lại được ưa chuộng nhờ việc hỗ trợ tính năng quản lý chính cho các tổ chức theo một hình thức thoải mái hơn và không có yêu cầu tuân thủ các quy định nghiêm ngặt.
KẾT LUẬN
Như đã trình bày trong quá trình so sánh cả hai phần mềm Microsoft Office 365 và Google Workspace, việc xác định xem đâu là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của bạn sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của người dùng.
Nếu cơ chế hoạt động của công ty chủ yếu dựa trên việc cộng tác giữa đội ngũ nhân viên thì Google Workspace sẽ giúp các hoạt động đó diễn ra hiệu quả hơn. Ngược lại, nếu công ty của bạn đòi hỏi việc xây dựng dữ liệu thông tin tinh vi hơn thì Microsoft Office 365 sẽ là giải pháp hoàn hảo dành cho bạn.
ATPWeb mong rằng bài viết trên đã giúp các bạn biết thêm nhiều kiến thức bổ ích và nếu như bạn đang có nhu cầu xây dựng một chiến lược kinh doanh phù hợp với thương hiệu của mình, nhưng vẫn chưa tìm được giải pháp tối ưu nhất thì hãy liên hệ ngay với ATPWeb trong hôm nay để được tư vấn miễn phí nhé !
-
Hotline: 0707 6666 56
-
Fanpage: http://facebook.com/atpweb.vn
-
Website: http://atpweb.vn
