Lập kế hoạch là gì là một trong những câu hỏi mà hàng nghìn người đi làm đều phải suy nghĩ. Một kế hoạch hoàn chỉnh sẽ bao gồm tất cả các bước được liệt kê vào bao gồm các mục đích rõ ràng, nếu lập ra một kế hoạch sai thì tất cả mọi thứ bạn làm sẽ trở nên vô nghĩa. Trong bìa viết này, ATPweb.vn sẽ trả lời giúp quý đọc giả Lập kế hoạch là gì? Tổng quan các bước lập kế hoạch mới nhất 2019.
Lập kế hoạch là gì? Tổng quan các bước lập kế hoạch mới nhất 2019
Lập kế hoạch là gì
kế hoạch đủ sức là các chương trình hành động hoặc bất kỳ danh mục, sơ đồ, bảng biểu được sắp đặt theo lịch trình, có thời hạn, chia thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và định hình biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đang được đề ra. Thông thường plan được hiểu giống như là một khoảng thời gian cho những dự định sẽ hành động và thông qua đó ta hy vọng sẽ đạt được mục tiêu. Nói đến kế hoạch là nói đến những người vạch ra mà không sử dụng nhưng họ góp phần vào hiệu quả đạt được giống như bản plan đề ra.
Xem thêm: Codeigniter là gì ? Controller trong codeigniter mới nhất 2019
kế hoạch đủ nội lực được thực hiện một hướng dẫn chính thức hoặc k chính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn, công khai minh bạch hoặc tuyệt chiêu (đối với các kế hoạch tác chiến, tình báo, chính trị, đối ngoại tốt tội phạm, gây án, hãm hại, trả thù hoặc một phần trong kế hoạch mua bán, sử dụng ăn, tài chính…). kế hoạch chính thức được phổ biến và vận dụng cho nhiều người, có nhiều mức độ xảy ra trong các dự án ví dụ như ngoại giao, công tác, phát triển kinh tế, các kế hoạch về thể thao, trò chơi, hoặc trong việc tiến hành mua bán không giống
Các bước lập kế hoạch
Bước 1: xác định sứ mạng và mục đích của đơn vị
sứ mệnh và mục tiêu của đơn vị được dựng lại thông qua việc trả lời câu hỏi “chúng ta là ai?”, “Mục tiêu định dạng cho chúng ta là gì?” Những mục đích chung này tạo ra những phương hướng rộng lớn cho ra quyết định và nó không thay đổi trong nhiều năm.
Bước 2: đánh giá những đe dọa và thời cơ, những điểm hay và điểm yếu.
Chúng ta phải đánh giá được các nguyên nhân của môi trường kinh doanh, nghiên cứu các thời cơ và đe dọa đủ sức có trong tương lai. Nhờ nhìn thấy xét một hướng dẫn toàn diện rõ ràng, chúng ta có thể biết được ta đang đứng ở nơi nào trên cơ sở điểm mạnh và điểm yếu gì, hiểu rõ vì sao chúng ta phải quyết những điều k chắc chắn, và biết được chúng ta hi vọng thu được những gì.
Bước 3: định hình các tiền đề cho plan.
Bước 4: thiết lập các phương án kế hoạch.
Sau khi nghiên cứu, nghiên cứu doanh nghiệp một mẹo toàn diện, những người tham gia hoạch định cần vạch ra các kế hoạch dự thảo để lựa chọn một kế hoạch phù hợp nhất đối với đơn vị.
đủ sức có các dạng chiến lược sản xuất – kinh doanh sau:
-Chiến lược thâm nhập thị trường: search thời cơ tăng trưởng trong các đối tượng mà doanh nghiệp vừa mới hoạt động với những món hàng hoặc dịch vụ hiện có. Một công ty đủ sức tăng trưởng thị phần bằng các biện pháp marketing giống như khuyến mãi, ads bán hàng có thưởng, có quà tặng… Từ đó công ty đủ nội lực biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng hiện giờ của mình.
-Chiến lược mở rộng thị trường: search những thị trường mới cho món hàng hiện có.
-Chiến lược tăng trưởng sản phẩm: phát triển những sản phẩm mới, update những hàng hóa hiện có về tính năng, tác dụng, cải tiến bao bì, cải tiến nhãn hiệu, nâng cao chất lượng món hàng…
-Chiến lược phổ biến hóa trong kinh doanh: doanh nghiệp có thể xây dựng ra các ngành nghề sản xuất – mua bán mới, vừa sản xuất ra sản phẩm, vừa xây dựng ra nhiều dịch vụ mới để hấp dẫn KH, bỏ vốn đầu tư vào nhiều ngành nghề kinh doanh không giống nhau.
-Chiến lược tạo ra sự không giống biệt đối với các đối thủ: kế hoạch tạo ra sự không giống biệt về sản phẩm hoặc dịch vụ là một kế hoạch có sức cạnh tranh rất lớn.Các công ty cần xây dựng những món hàng – dịch vụ mà các đối thủ không có. gợi ý các hiệu ăn có các món ăn đặc biệt, có cách giúp cho đặc biệt, sản phẩm có chất lượng đặc biệt, kiểu dán đặc biệt có màu sắc riêng mà không đối thủ nào có.
-Chiến lược kéo đầu về giá thấp: mong muốn có sản phẩm – dịch vụ giá thấp, các công ty phải đơn vị sản xuất với sll, áp dụng công nghệ có năng suất cao, sử dụng nhân công có giá thấp, mang vào ứng dụng các loại vật liệu mới rẻ tiền, tăng trưởng cường cai quản để hạ thấp chi phí trong sản xuất – mua bán.
Bước 5: phân tích các phương án.
Sau khi phân tích được các phương án, tiến hành phân tích các phương án.
Bước 6: lựa chọn phương án tăng cao
Phương án nào cho chúng ta cơ hội tốt nhất để đạt được mục đích vừa mới đề ra với ngân sách thấp nhất hoặc doanh số cao nhất là phương án sẽ được chọn.
Bước 7: xây dựng các kế hoạch phụ trợ để thực hiện kế hoạch chính.
Một plan chính cần phải có các kế hoạch phụ trợ. ví dụ, bên cạnh plan sản xuất chính của công ty vừa mới đề ra là sản xuất hàng hóa A, cần có rất nhiều các plan phụ trợ giống như kế hoạch phân phối vật tư, kế hoạch lao động tiền lượng, plan sửa chữa thiết bị, plan phân phối năng lượng, plan ads và giảm giá…
Bước 8: Lượng hóa các plan bằng việc lập plan ngân quỹ.
Sau khi quyết định đã được công bố, kế hoạch đang được xây dựng xong, bước cuối cùng sử dụng cho các plan có ý nghĩa đó là lượng hóa chúng bằng phương pháp chuyến chúng sang dạng các chỉ tiêu về tài chính (các khoản thu, chi, doanh số…) và nguồn vốn để thực hiện kế hoạch đã đề ra.
Xem thêm: Cách chặn trang web trên android mới nhất 2019
Mẫu kế hoạch công việc hàng ngày
Kỹ năng lập kế hoạch
Lập kế hoạch công việc hay hoạch định công việc là một công cuộc ấn định những mục đích và định hình biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. ebook lập plan công việc của các nhà thống trị cấp trung và cấp cao. Rất quan trọng trong việc định hướng công việc và kinh doanh của công ty.
1. khái niệm hoạch định công việc
Hoạch định là một công cuộc ấn định những mục đích và xác định biện pháp khả thi nhất để thực hiện những mục tiêu đó.
Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục tiêu. toàn bộ những người quản lý đều sử dụng công việc hoạch định.
2. Ý nghĩa của việt hoạch định
– tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
– hòa hợp mọi gốc lực của đơn vị hữu hiệu hơn.
– tập kết vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
– Nắm vững các nghĩa vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các thống trị viên không giống.
– sẵn sàng ứng phó và đối phó với những refresh của nơi bên ngoài
– phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn tra cứu.
3. làm sao dựng lại công việc?
Khi khởi đầu một công việc mới, làm sao để để khai triển công việc đó hoàn hảo?
Nếu bạn không có bí quyết để xác định đầy đủ các thành phần, bạn đủ nội lực bỏ sót nhiều content công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc
phương thức dựng lại nội dung CÔNG VIỆC (5W H 2C 5M)
– định hình mục đích, yêu cầu công việc 1W (why)
– định hình content công việc 1W (what)
– định hình 3W: where, when, who
– dựng lại công thức thực hiện 1H (how)
– xác định cách thức kiểm soát – 1C (control)
– định hình phương pháp kiểm tra – 1C (check)
– dựng lại gốc lực thực hiện 5M
3.1 định hình mục đích yêu cầu (Why)
Khi phải sử dụng một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
– tại sao bạn phải sử dụng công việc này?
– Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
– Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều trước hết bạn nên nhìn thấy xét đó chính là why với content giống như trên.
xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và nghiên cứu kết quả cuối cùng.
3.2 dựng lại content công việc (What?)
1W = what? content công việc đó là gi?
Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.
3.3 định hình 3W
Where: ở nơi nào, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
– Công việc đó thực cho đến nay đâu?
– Giao hàng tại địa điểm nào?
– kiểm tra tại bộ phận nào?
– Testing những giai đoạn nào?…
When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
– Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần dựng lại được mức độ khẩn cấp và cấp độ cần thiết của từng công việc.
– Có 4 loại công việc không giống nhau:
+ Công việc cần thiết và khẩn cấp,
+ Công việc k quan trọng nhưng khẩn cấp,
+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
+ Công việc k quan trọng và k khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc cần thiết và khẩn cấp trước.
Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
– Ai sử dụng việc đó
– Ai rà soát
– Ai hỗ trợ.
– Ai chịu trách nhiệm…
3.4 xác định mẹo 1h
H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
– tài liệu chỉ dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
– Tiêu hợp lý là gì?
– Nếu có máy móc thì mẹo vận hành như thế nào?
3.5 dựng lại phương thức kiểm soát (Control)
phương thức kiểm soát sẽ liên quan đến:
– Công việc đó có đặc tính gì?
– làm sao để đo lường đặc tính đó?
– Đo lường bằng công cụ, máy móc như thế nào?
– Có bao nhiêu điểm làm chủ và điểm làm chủ trọng yếu
(Xem chi tiết qua ebook về MBP – mẹo cai quản theo quá trình)
3.6 định hình phương pháp tra cứu (check)
mẹo kiểm tra liên quan đến các content sau:
– Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần tỉ lệ tương tự các bước phải tra cứu.
– Tần suất test giống như thế nào? Việc rà soát đó thực hiện 1 lần tốt liên tục (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
– Ai tiến hành kiểm tra?
– Những điểm rà soát nào là trọng yếu?
– Trong DN không thể có đa số các gốc lực để tiến hành check hết toàn bộ các công đoạn, cho nên chúng ta chỉ tiến hành check những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).
– Điểm test trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm tra cứu này chỉ chiếm 20 tỷ lệ số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.
3.7 định hình gốc lực (5M)
Nhiều plan thường chỉ tập trung đến công việc mà lại không tập trung đến các gốc lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho plan được khả thi.
gốc lực bao gồm các yếu tố:
– Man = gốc nhân lực.
– Money = tiền bạc.
– Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
– Machine = máy móc/công nghệ.
– Method = công thức sử dụng việc.
a. Man, gồm có các nội dung:
– Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có quá đủ trình độ, trải nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính hướng dẫn phù hợp?
– Ai hỗ trợ?
– Ai kiểm tra?
– Nếu cần gốc phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để support không?
b. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, gồm có các yếu tố:
– định hình tiêu phù hợp NVL.
– Tiêu phù hợp nhà cung ứng.
– xác định cách thức giao hàng
– Thời hạn giao hàng.
4. Phân loại
– Hoạch định plan.
– Hoạch định tác nghiệp.
– Hoạch định dự án.
– mục tiêu.
– Hoạch định năm.
– Hoạch định tháng.
– Hoạch định tuần.
4.1 Hoạch định planĐặc điểm
– Thời hạn: vài năm
– Khuôn khổ: rộng
– Mục tiêu: ít chi tiết
tiến trình cơ bản của hoạch định chiến lược
– Nhận thức được cơ hội
– định hình các mục tiêu
– phát triển các tiền đề
– xác định các phương án lựa chọn
– phân tích các phương án.
– chọn phương án
– Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
– Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ
Đầu ra của hoạch định chiến lược:
– Một bản kế hoạch kinh doanh
– kế hoạch phát triển doanh nghiệp.
4.2 Hoạch định tác nghiệpĐặc điểm
– Thời hạn: ngày, tuần, tháng
– Khuôn khổ: hẹp
– Mục tiêu: chi tiết xác định
Đầu ra của hoạch định tác nghiệp:
– hệ thống ebook hoạt động của đơn vị như:
– Các loại sổ tay, cẩm nang.
– Quy trình hoạt động
– Các quy định
– tut công việc
– Các biểu mẫu
– Các plan thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn.
4.3 Hoạch định dự án– dựng lại các yêu cầu của dự án.
– xác định các quy trình cơ bản.
– định hình gốc lực phân phối cho dự án.
– xây dựng plan thực hiện dự án theo sơ đồ gantt
4.4 Mục tiêu:(Phần này, bạn tham khảo theo skill thống trị theo mục tiêu)
– Phân loại mục đích
– Điều kiện của mục đích
– Lập plan thực hiện mục tiêu:
4.4.1 Phân loại mục tiêu
– mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân
– Theo Peter Drucker, mục tiêu của doanh nghiệp xếp từ ngắn hạn đến lâu dài như sau:
+ Tồn tại và tăng trưởng.
+ doanh số
+ Phân bổ các gốc lực và rủi ro
+ Năng suất
+ Vi thế cạnh tranh
+ phát triển gốc lực
+ phát triển công nghệ
+ Trách nhịêm không gian.
4.4.2 Điều kiện của mục tiêu:
Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART
– Specific – cụ thể, easy hiểu
– Measurable – đo lường được
– Achievable – vừa sức.
– Realistics – thực tiễn.
– Timebound – có thời hạn.
a/Specific – cụ thể, easy hiểu
– kpi phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.
– Đừng nói mục đích của bạn là dẫn đầu phân khúc trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.
– Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu tỷ lệ nữa.
b/Measurable – đo lường được
– chỉ tiêu này mà k đo lường được thì k biết có đạt được tốt không?
– Đừng ghi: “phải trả lời thư của KH ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân sự trả lời thư ngay trong ngày nhận được.
c/Achievable – vừa sức.
– kpi phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại k thể đạt nổi.
– Nếu bạn k có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.
d/Realistics – thực tiễn.
– Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa cấp độ thực hiện so vối nguồn lực của công ty bạn (thời gian, nhân viên, tiền nong..).
– Đừng đặt kpi giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.
e/Timebound – có thời hạn.
– Mọi công việc cần có thời hạn hoàn thành, nếu k nó sẽ bị trì hoãn.
– Thời gian phù hợp giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục đích không giống.
4.4.3 kế hoạch thực hiện mục đích (gantt)
đủ sức sử dụng các biểu đồ tiến độ để lập kế hoạch
Một trong những tool rất hiệu quả là phần mềm Microsoft project.
4.5 Hoạch định plan năm
nguồn thông tin từ để lập plan năm bao gồm:
– Từ kế hoạch của công ty.
– Từ các dự án tham gia
– Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.
– Từ các Nhiệm vụ theo tính năng nghĩa vụ bộ phận.
nội dung của kế hoạch công tác năm:
– nội dung các mục đích công việc.
– Thời gian thực hiện.
– mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận đủ sức đặt trọng điểm vào công tác nào và nghiên cứu công việc cuối năm).
4.6 Hoạch định kế hoạch tháng:
gốc thông tin lập kế hoạch tháng
– Các công việc trong kế hoạch năm.
– Các công việc tháng trước còn tồn tại.
– Các công việc mới phát sinh do doanh nghiệp giao.
nội dung plan tháng
– Các công việc cần thiết trong tháng
– Phần các công việc cụ thể gồm: content công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.
– Các công việc chưa định hình được lịch (nhưng phải sử dụng trong tháng hoặc sử dụng trong tháng sau).
4.7 Hoạch định plan tuần
nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
– Các công việc trong plan tháng.
– Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
– Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.
nội dung BẢN kế hoạch TUẦN
– Các công việc cần thiết trong tuần
– Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
– Các công việc chưa dựng lại được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc sử dụng trong tuần sau).
