8 Bước cơ bản để xây dựng Kế hoạch truyền thông hiệu quả

8 Bước cơ bản để xây dựng Kế hoạch truyền thông hiệu quả – Kế hoạch truyền thông là thuật ngữ dùng để mô tả các hoạt động thiết lập mục tiêu, xác định đối tượng và phương thức truyền tải thông điệp, để đảm bảo quá trình kinh doanh – Marketing diễn ra một cách hiệu quả nhất. Đây là một trong những yếu tố thiết yếu đối với việc phát triển và mở rông quy mô kinh doanh, cũng nhử củng cố hình ảnh thương hiệu.

Bài viết sau đây sẽ tổng hợp và giới thiệu các bước cơ bản để xây dựng Kế hoạch truyền thông hiệu quả, đảm bảo các hoạt động kinh doanh – tiếp thị đạt được nhiều thành công và mang lại tiềm năng phát triển cho các doanh nghiệp.

I. TRUYỀN THÔNG CÓ NGHĨA LÀ GÌ?

Truyền thông là quá trình truyền tải ý tưởng và thông tin. Đối với một sáng kiến cơ sở hoặc tổ chức dựa vào cộng đồng, điều đó có nghĩa là truyền tải bản chất thực sự của tổ chức của bạn, các vấn đề mà tổ chức đó giải quyết và những thành tựu của tổ chức đó cho cộng đồng. Truyền thông có thể có nhiều hình thức, bao gồm:

Word of mouth
Tin bài trên cả báo in và truyền hình
Thông cáo báo chí và họp báo
Áp phích, tài liệu quảng cáo và tờ rơi
Tiếp cận và thuyết trình với các nhà cung cấp dịch vụ sức khỏe và cộng đồng khác, các nhóm cộng đồng và tổ chức
Các sự kiện đặc biệt và nhà mở mà tổ chức của bạn tổ chức

Để đạt được hiệu quả cao nhất, bạn nên xây dựng Kế hoạch truyền thông, những gì bạn muốn từ cuộc giao tiếp của mình và những gì bạn cần làm để đạt được điều đó.

II. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG LÀ LÀM GÌ?

Lập kế hoạch là một cách để tổ chức các hành động sẽ dẫn đến việc hoàn thành một mục tiêu.

Để xây dựng kế hoạch truyền thông, bạn phải cân nhắc một số câu hỏi cơ bản:

Tại sao bạn muốn giao tiếp với cộng đồng? (Mục đích của bạn là gì?)
Bạn muốn truyền đạt nó cho ai? (Đối tượng của bạn là ai?)
Bạn muốn giao tiếp điều gì? (Thông điệp của bạn là gì?)
Bạn muốn truyền đạt nó như thế nào? (Bạn sẽ sử dụng những kênh liên lạc nào?)
Bạn nên liên hệ với ai và bạn nên làm gì để sử dụng các kênh đó? (Bạn sẽ phân phối thông điệp của mình như thế nào?)

Câu trả lời cho những câu hỏi này tạo thành kế hoạch hành động của bạn, bạn cần làm gì để giao tiếp thành công với khán giả của mình. Phần còn lại của kế hoạch truyền thông của bạn, bao gồm ba bước:

Thực hiện kế hoạch hành động của bạn. Thiết kế thông điệp của bạn và phân phối nó đến đối tượng dự định của bạn.
Đánh giá nỗ lực giao tiếp của bạn và điều chỉnh kế hoạch của bạn cho phù hợp.
Giữ ở đó.

Truyền thông là một hoạt động liên tục của bất kỳ tổ chức nào phục vụ, phụ thuộc vào hoặc được kết nối với cộng đồng theo bất kỳ cách nào. Mục đích, khán giả, thông điệp và các kênh có thể thay đổi, nhưng nhu cầu duy trì mối quan hệ với giới truyền thông và với những người chủ chốt trong cộng đồng vẫn còn. Do đó, một phần thiết yếu của bất kỳ việc xây dựng kế hoạch truyền thông nào là tiếp tục sử dụng và sửa đổi kế hoạch của bạn, dựa trên kinh nghiệm của bạn, trong suốt quá trình tồn tại của tổ chức.

III. 8 BƯỚC CƠ BẢN ĐỂ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

Các lý do mà bạn nên xây dựng kế hoạch truyền thông thật sự bài bản cho cá nhân/doanh nghiệp/tổ chức của mình:

Một kế hoạch sẽ giúp bạn có thể xác định chính xác mục tiêu giao tiếp của mình. Nó cung cấp cho bạn một cấu trúc để xác định người bạn cần tiếp cận và bằng cách nào.
Một kế hoạch có thể dài hạn, giúp bạn vạch ra cách nâng cao hồ sơ và trau chuốt hình ảnh của mình trong cộng đồng theo thời gian.
Một kế hoạch sẽ giúp nỗ lực giao tiếp của bạn hiệu quả hơn, hiệu quả hơn và lâu dài hơn.
Một kế hoạch làm cho mọi thứ dễ dàng hơn. Nếu bạn dành một chút thời gian lập kế hoạch khi bắt đầu nỗ lực, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian sau này, bởi vì bạn biết mình nên làm gì vào bất kỳ thời điểm nào trong quá trình này.

Dưới đây sẽ là 8 bước cơ bản để xây dựng kế hoạch truyền thông mà bạn có thể tham khảo:

1. XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA KẾ HOẠCH

Những gì doanh nghiệp muốn truyền tải phụ thuộc vào những mục tiêu mà bạn đang cố gắng đạt được với chiến lược giao tiếp của mình. Để xác định được mục đích thì doanh nghiệp có thể tham khảo một hoặc kết hợp những yếu tố sau đây:

Độ nhận diện thương hiệu: Mong muốn được biết đến nhiều hơn trong cộng đồng.
Thông báo sự kiện.
Chúc mừng các thành quả hoặc chiến thắng.
Gây quỹ để tài trợ cho công việc.
Phản bác lại những lập luận, sai lầm, hoặc đôi khi là những lời nói dối hoặc xuyên tạc.
Đối phó với một cuộc khủng hoảng tổ chức mà công chúng biết – chẳng hạn như một nhân viên phạm tội hoặc một vụ kiện nhằm vào tổ chức.

2. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG MỤC TIÊU

Bạn đang cố gắng tiếp cận ai? Nhận biết đối tượng mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp có thể lập kế hoạch giao tiếp một cách hợp lý. Bạn sẽ cần các thông điệp khác nhau cho phân khúc khác nhau và bạn sẽ cần các kênh và phương pháp truyền thông khác nhau để tiếp cận từng nhóm đó.

Có nhiều cách khác nhau để nghĩ về phân khúc khách hàng mục tiêu và những hình thức tốt nhất để kết nối với họ. Đầu tiên, doanh nghiệp có thể phân nhóm khách hàng dựa theo một số đặc điểm:

Nhân khẩu học – là thông tin thống kê cơ bản về con người, chẳng hạn như giới tính, tuổi tác, nền tảng dân tộc và chủng tộc, thu nhập, v.v.
Vị trí địa lý – Bạn có thể muốn tập trung vào toàn bộ thị trấn hoặc khu vực, vào một hoặc nhiều vùng lân cận hoặc vào những người sống gần một đối tượng địa lý cụ thể hoặc nhân tạo.
Nghề nghiệp – Bạn có thể quan tâm đến những người trong một lĩnh vực công việc cụ thể hoặc những người thất nghiệp.
Sức khỏe – Mối quan tâm của bạn có thể là với những người có nguy cơ hoặc đang gặp một tình trạng cụ thể – huyết áp cao, có lẽ, hoặc bệnh tiểu đường – hoặc bạn có thể đang nỗ lực nâng cao sức khỏe – “Ăn uống lành mạnh, tập thể dục thường xuyên” – ở cả cộng đồng.
Hành vi – Bạn có thể đang nhắm mục tiêu thông điệp của mình đến những người hút thuốc,…
Thái độ – Bạn đang cố gắng thay đổi suy nghĩ của mọi người hoặc đưa họ lên cấp độ hiểu biết tiếp theo?

3. THÔNG ĐIỆP

Khi tạo thông điệp, hãy cân nhắc nội dung, tâm trạng, ngôn ngữ và thiết kế.

Trong chiến dịch xóa mù chữ cho người lớn trên toàn quốc vào những năm 1980, các nhà giáo dục học được rằng các quảng cáo trên TV mô tả những người học thành công, tự hào, hào hứng đã thu hút công chúng đến với các chương trình xóa mù chữ.

Các quảng cáo này mô tả những khó khăn của người lớn có kỹ năng đọc, viết và tính toán kém đã thu hút các tình nguyện viên tiềm năng. Cả hai quảng cáo đều được thiết kế để đưa ra những điểm giống nhau – tầm quan trọng của các kỹ năng cơ bản và nhu cầu nỗ lực xóa mù chữ – nhưng được truyền tải đến các phân khúc khác nhau.

Bạn nên ghi nhớ thông điệp của mình với khán giả; lập kế hoạch nội dung thông điệp là cần thiết để làm cho nó trở nên hiệu quả hơn.

XEM THÊM: Thông điệp truyền thông là gì ? Cùng tìm hiểu thông điệp truyền thông

4. NGUỒN TÀI NGUYÊN

Bạn muốn sử dụng nguồn vốn của mình để làm gì? Bạn đã có nguồn nhân lực để thực hiện kế hoạch hay chưa? Nếu bạn định chi tiền, cơ hội mà doanh nghiệp đạt được kết quả xứng đáng với chi phí bỏ ra là bao nhiêu? Ai sẽ mất những gì, và ai sẽ được gì khi bạn sử dụng các nguồn lực tài chính và nhân lực?

Kế hoạch của bạn nên bao gồm các xác định cẩn thận về số tiền bạn có thể chi tiêu và sử dụng bao nhiêu thời gian hợp lý của nhân viên và tình nguyện viên. Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu, thời gian thực hiện, các loại hàng hóa và dịch vụ khác với các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức khác và cơ quan.

Nguồn tài nguyên cần được lưu ý để xây dựng Kế hoạch truyền thông hiệu quả

5. DỰ ĐOÁN RỦI RO – CHUẨN BỊ KẾ HOẠCH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG

Bất kỳ điều gì cũng có thể xảy ra trong quá trình nỗ lực giao tiếp, ví dụ như:

Đội ngũ nhân viên của bạn có thể đã quên gửi thông cáo báo chí qua e-mail hoặc quên ghi số điện thoại hoặc địa chỉ e-mail.

Một từ quan trọng trên áp phích hoặc trong tài liệu quảng cáo của bạn có thể bị sai chính tả, hoặc một phóng viên có thể lấy sai thông tin quan trọng.

Tệ hơn nữa, bạn có thể phải đối mặt với một khủng hoảng liên quan đến tổ chức có khả năng làm mất uy tín cũng như lợi nhuận của thương hiệu.

Điều quan trọng là hãy cố gắng lường trước những loại vấn đề này và lập kế hoạch để đối phó với chúng. Lập kế hoạch chống khủng hoảng nên là một phần của bất kỳ kế hoạch truyền thông nào, vì vậy bạn sẽ biết phải làm gì khi một vấn đề hoặc khủng hoảng xảy ra.

Kế hoạch xử lý khủng hoảng nên bao gồm đội ngũ xử lý sẽ chịu trách nhiệm về việc gì – liên hệ với các phương tiện truyền thông, sửa lỗi và quyết định khi nào cần tái cơ cấu một điều yếu tố nào đó thay vì sửa chữa, v.v.

DỰ ĐOÁN RỦI RO - CHUẨN BỊ KẾ HOẠCH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG — DỰ ĐOÁN RỦI RO – CHUẨN BỊ KẾ HOẠCH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG

6. THIẾT LẬP CHIẾN LƯỢC TRUYỀN THÔNG

Thiết lập mối quan hệ với các đại diện truyền thông cá nhân và các hãng truyền thông là một phần thiết yếu của kế hoạch truyền thông, cũng như thiết lập mối quan hệ với các cá nhân và tổ chức có ảnh hưởng trong cộng đồng và đối tượng mà bạn đang cố gắng tiếp cận.

Bạn phải chủ động liên hệ cá nhân, cung cấp cho phương tiện truyền thông và những bên có liên quan lý do để họ muốn giúp đỡ bạn, và tiếp tục duy trì các mối quan hệ đó để giữ cho các kênh liên lạc luôn mở.

Mỗi cá nhân sẽ có thể giúp bạn truyền bá thông điệp của mình theo cách khác nhau, từ các nhà lãnh đạo chính thức của cộng đồng – các quan chức được bầu, Giám đốc điều hành của các doanh nghiệp địa phương nổi tiếng, các giáo sĩ, v.v. – đến các nhà hoạt động cộng đồng và công dân bình thường.

7. TẠO MỘT KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

Tiếp theo, nhiệm vụ của doanh nghiệp là tập hợp tất cả các yếu tố được liệt kê bên trên thành một kế hoạch mà bạn có thể thực hiện. Vào thời điểm này, phần lớn kế hoạch của bạn đã hoàn thành.

Bạn biết mục đích của mình là gì và bạn cần tiếp cận ai để đạt được mục đích đó, thông điệp của bạn nên chứa nội dung gì và trông như thế nào, khả năng chi trả, những vấn đề bạn có thể gặp phải, những kênh truyền thông nào có thể được sử dụng tốt nhất để tiếp cận đối tượng mục tiêu ủa bạn và làm thế nào để có quyền truy cập vào các kênh đó.

Giờ đây, chỉ cần tổng hợp các chi tiết lại với nhau – soạn và thiết kế thông điệp của bạn, liên hệ với những người có thể giúp bạn và chuẩn bị mọi thứ để bắt đầu thực hiện kế hoạch của mình.

8. ĐÁNH GIÁ

Nếu bạn đánh giá kế hoạch truyền thông của mình về cả mức độ thực hiện và hiệu quả của nó, bạn sẽ có thể thực hiện các thay đổi trong tương lai để cải thiện, giúp chúng trở nên hiệu quả hơn mỗi khi bạn thực hiện nó. Cuối cùng, doanh nghiệp phải tiếp tục nỗ lực, điều chỉnh kế hoạch của mình và giao tiếp với cộng đồng.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ATPWeb mong rằng bài viết trên đã giúp các bạn biết thêm nhiều kiến thức bổ ích và nếu như bạn đang có nhu cầu xây dựng một chiến lược kinh doanh phù hợp với thương hiệu của mình, nhưng vẫn chưa tìm được giải pháp tối ưu nhất thì hãy liên hệ ngay với ATPWeb trong hôm nay để được tư vấn miễn phí nhé !

ATPWEB – XÂY DỰNG NGÔI NHÀ ONLINE

Liên hệ: