Một quy trình quản lý dự án hiệu quả thường bao gồm nhiều yếu tố cụ thể có liên quan đến các hoạt động của dự án, trong đó yếu tố thời gian được xem là quan trọng nhất, vì chúng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và kết quả của dự án. Chính vì vậy mà việc đề ra một Timeline cụ thể để kiểm soát và theo dõi tiến độ là vô cùng quan trọng.
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp và liệt kê Các bước để xây dựng Timeline quản lý dự án phù hợp với các tiêu chí tiên quyết của doanh nghiệp, đảm bảo hiệu quat của từng hoạt động và mang lại sự thành công cho dự án.
Project Timeline là gì?
Project Timeline là một bảng kế hoạch tổng hợp các sự kiện và nhiệm vụ cần thực hiện theo thứ tự thời gian. Timeline thường được trình bày dưới dạng thiết kế đồ họa, hiển thị một thanh dài có đánh dấu các cột mốt sự kiện theo từng khoảng thời gian cụ thể, Timeline cũng có thể được thiết kế theo dạng bảng như Sơ đồ Gantt.
Vai trò của Project Timeline
Timeline quản lý dự án cung cấp một sơ đồ trực quan cho nhiều giai đoạn và nhiệm vụ trong dự án. Điều này giúp đội ngũ nhân sự của công ty có thể dễ dàng hiểu rõ vai trò của mình, nhờ đó mà việc phối hợp với nhau trong các nhiệm vụ cụ thể trở nên hiệu quả hơn, cải thiện tiến độ hoàn thành công việc.
Timeline cũng đưa ra các tiêu chí để doanh nghiệp có thể xác định thứ tự ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng nhất. Đồng thời cung cấp cho các nhà quản lý và các thành viên trong nhóm cái nhìn tổng quan về những vấn đề hoặc rủi ro có thể xảy ra, nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể chuẩn bị sẵn sàng để xử lý những thay đổi, thách thức hoặc thất bại trong dự án.
Thông qua các yếu tố trên, Timeline cung cấp cho các nhà quản lý khả năng điều chỉnh kế hoạch dự án sao cho phù hợp, từ đó tối ưu thời gian thực hiện dự án. Điều này cũng giúp cân bằng khối lượng công việc và ngăn chặn tình trạng đội ngũ nhân viên bị quá tải khi thực hiện nhiệm vụ.
6 Bước để xây dựng Timeline quản lý dự án hiệu quả
1. Xác định mục tiêu
Trước khi bắt đầu, điều quan trọng là bạn phải biết mục tiêu của mình là gì – và team thực hiện dự án cũng đồng ý với nhau về các mục tiêu tổng thể cũng như mục tiêu riêng của họ cho từng dự án. Hãy xác nhận sự đồng ý của mọi người đối với từng mục tiêu trước khi tiến hành để không có những hiểu lầm về sau.
2. Ghi lại các mốc quan trọng
Ghi lại các mốc quan trọng là một cách tuyệt vời để giúp bạn thiết lập lịch trình, lập kế hoạch và đánh giá dự án của mình khi nó được triển khai. Một cột mốc quan trọng có thể bao gồm công việc được giao, một giai đoạn trong dự án, một phê duyệt hoặc thậm chí một cuộc họp được lên lịch trước.
Về cơ bản, đây là một bước được thực hiện được để đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu tổng thể của mình. Hơn nữa, chúng là những cách tuyệt vời để chia nhỏ dự án của bạn, giúp nhân viên không bị choáng ngợp và tạo ra một dòng thời gian tổng quan.
3. Kiểm tra nguồn lực
Thông thường, giới hạn nguồn lực của bạn sẽ nằm trong phạm vi số lượng tối đa của các thành viên trong nhóm hoặc đội ngũ nhân viên của bạn. Trong bước này, bạn cần cân nhắc khi nào nhân viên có thể dành thời gian để thực hiện một nhiệm vụ được giao.
Mặc dù có thể chỉ mất một ngày làm việc chuyên tâm để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể cần phải mở rộng khoảng thời gian được chỉ định lên một vài ngày hoặc thậm chí vài tuần nếu có nhiều dự án khác diễn ra đồng thời.
4. Phân chia công việc
Đối với giai đoạn này, bạn sẽ cần tìm những người sẵn sàng cho dự án của bạn và ước tính khối lượng công việc của họ như thế nào. Đây là thông tin quan trọng sẽ giúp bạn tạo tiến trình dự án và quyết định khung thời gian cho từng mốc thời gian.
Sau cùng, điều cuối cùng bạn và đội ngũ thực hiện dự án mong muốn chính là một khung thời gian hợp lý để không tạo ra căng thẳng trong quá trình làm việc.
Đừng đánh giá thấp hoặc đánh giá quá cao năng lực của nhân viên. Hãy trò chuyện với nhân viên về khối lượng công việc và khả năng thực hiện của họ, để các cột mốc quan trọng không bị trì tệ và bỏ lỡ các cơ hội tiềm năng.
5. Tiến hành xây dựng Timeline quản lý dự án
Bây giờ thì đã đến lúc tạo nên một bảng Timeline cho dự án của bạn. Sắp xếp các nhiệm vụ của bạn từ đầu đến cuối, điều chỉnh độ dài của chúng để phản ánh lượng thời gian được phân bổ, sau đó thêm các cột mốc để hoàn thiện mọi thứ.
Khi nói đến việc xây dựng Timeline, bạn nên sử dụng một công cụ hỗ trợ lập kế hoạch dự án, công cụ này có thể giúp bạn quản lý các nhiệm vụ và ngân sách của mình, đồng thời nó cũng sẽ giúp bạn lập kế hoạch dự án của mình một cách hợp lý hơn.
Bên cạnh đó thì bạn có thể sử dụng các mẫu dự án Excel miễn phí. Tuy nhiên, chúng sẽ không linh hoạt như các công cụ cao cấp và có thể không phải là công cụ phù hợp cho các dự án phức tạp.
6. Theo dõi – phân tích & đánh giá
Một điều tuyệt vời khi xây dựng timeline quản lý dự án là bạn có thể dễ dàng theo dõi, phân tích và cải thiện chúng. Nếu có điều gì đó không hoạt động theo cách bạn muốn, bạn có thể xem lại để chỉnh sửa và thông báo mọi thứ cần điều chỉnh cho các thành viên trong nhóm của bạn.
Yêu cầu từng thành viên trong nhóm của bạn đánh dấu sự tiến bộ của họ trong thời gian thực là một cách thức cơ bản nhất để theo dõi, nhưng bạn vẫn có thể tự tìm ra phương pháp phù hợp hơn với đội ngũ của mình.
Nguồn: Tổng hợp
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
- Tầm quan trọng của Quy trình Quản trị dự án trong kinh doanh
- Quy trình Quản trị Quan hệ khách hàng hiệu quả năm
- Top 8 Kỹ năng quản lý mà mọi doanh nghiệp cần có
- 8 Bước để xây dựng Văn hoá doanh nghiệp bền vững
ATPWeb mong rằng bài viết trên đã giúp các bạn biết thêm nhiều kiến thức bổ ích và nếu như bạn đang có nhu cầu xây dựng một chiến lược kinh doanh phù hợp với thương hiệu của mình, nhưng vẫn chưa tìm được giải pháp tối ưu nhất thì hãy liên hệ ngay với ATPWeb trong hôm nay để được tư vấn miễn phí nhé !
-
Hotline: 0707 6666 56
-
Fanpage: http://facebook.com/atpweb.vn
-
Website: http://atpweb.vn
